Het gebruik van e-mail in zakelijke communicatie

Als het op zakendoen aankomt, is e-mail de communicatiekoning - maar dat betekent niet dat het in elke vorm en in elke situatie gepast is. Een verfijnde, goed geschreven e-mail zegt veel over uw manier van werken, terwijl een slecht geschreven, onduidelijke communicatie verwarring en problemen kan veroorzaken die leiden tot een verlies van tijd en productiviteit. Erger nog, het kan uw reputatie schaden.

Is e-mail geschikt?

Een deel van effectief gebruik van e-mail in een zakelijke omgeving omvat weten wanneer het gepast is om een ​​e-mail te verzenden en wanneer dat niet het geval is. Overweeg voordat u begint met schrijven of een persoonlijke discussie of telefoongesprek op de lange termijn eenvoudiger is. U kunt een van die opties kiezen als uw bericht lang en ingewikkeld is, als de informatie die moet worden verstrekt vertrouwelijk is of als de toon van uw e-mail gemakkelijk verkeerd kan worden begrepen.

Effectieve onderwerpregels

De onderwerpregel van een e-mail voelt als een wegwerp, maar het is allesbehalve. De onderwerpregel moet specifiek zijn, vooral als het verwijst naar de datum van een vergadering of een deadline. Een onderwerpregel van één woord, zoals "FYI" of "Question", geeft niet aan wat u nodig hebt of wanneer u het nodig hebt. Wees zo specifiek mogelijk - denk maar aan hoeveel e-mails een persoon per dag krijgt. U wilt ervoor zorgen dat de ontvanger uw onderwerpregel ziet en begrijpt dat dit een e-mail is die onmiddellijke aandacht vereist.

Wees kort

Als je een heel lang bericht hebt om over te brengen naar de ontvanger van je e-mail, overweeg dan een telefoontje. Anders moet je het op het juiste moment houden. Dat houdt onder meer in dat je je zinnen kort houdt en gemakkelijk kunt begrijpen. Opmerking: alleen omdat u het kort wilt houden, betekent dit niet dat u een gewone steno moet gebruiken, zoals 'bc' voor 'omdat' of 'u' voor 'u'. Wees professioneel en beschrijf alle woorden op de juiste manier.

Sla de juiste toon aan

Het is heel gemakkelijk om de toon van een e-mail verkeerd te interpreteren - denk maar aan alle keren dat je dacht dat iemand iets een beetje grof bedoelde, maar ze meenden er echt niets mee. Blijf in zakelijke communicatie formeel, ook als u een persoonlijke relatie met de persoon hebt. Err aan de kant van beleefd zijn, gebruik van de juiste interpunctie en, in veel gevallen, overslaan van de emoji's.

Als je gefrustreerd of boos bent na het ontvangen van een e-mail, neem dan even de tijd voordat je antwoordt. Wanneer je op een negatieve manier reageert, kan die toon overkomen - en dat kan gewoon problemen veroorzaken. Gebruik geen caps in een zakelijke communicatie, omdat deze op een onprofessionele manier overkomt.

Als de ontvanger

Correct gebruik van e-mail als zakelijke communicatie is niet alleen voor de afzender gedegradeerd. Bij het controleren van uw zakelijke e-mail, doet u er alles aan om effectief te communiceren. Laat de afzender niet hangen; zelfs als je een lang antwoord op een e-mail niet kunt schrijven, schrijf dan in ieder geval een berichtje dat de afzender laat weten dat je het hebt ontvangen en dat je van plan bent snel te reageren.