Soorten technologiebeleid

De gemakkelijke toegang tot informatie en de snelle manieren om informatie te verspreiden die wordt aangeboden door internet en andere bedrijfstechnologie vereist dat u het gebruik van technologie in uw bedrijf regelt. Technologie kan uw werknemers voor persoonlijk gebruik vasthouden, zodat ze niet productief zijn. Misbruik van uw technologie kan de reputatie van uw bedrijf schaden en leiden tot slechte relaties met klanten, dus implementeer plannen om het gebruik van technologie op het werk te beheersen.

gevolgen

Houd bij het opstellen van uw technologiebeleid rekening met mogelijke gevolgen als het beleid niet wordt gevolgd. Voor grote overtredingen kunt u ervoor kiezen iemands dienstverband te beëindigen. Voor kleinere overtredingen kunt u besluiten om ze in te korten of voordelen te elimineren, zoals een week vakantie. Maar zorg ervoor dat in elke sectie duidelijk de consequenties worden vermeld en wie bepaalt of het beleid is geschonden. Leg een beroepsprocedure uit als u er een hebt.

E-mail

E-mail is een van de belangrijkste manieren waarop mensen communiceren in een werkomgeving. Zelfs mensen die in aangrenzende cellen zitten, mailen elkaar vaak. Het is een manier om communicatie bij te houden, mensen uit te nodigen voor vergaderingen, taken aan hun lijsten toe te voegen en een snelle notitie te verzenden zonder uw werk te stoppen voor een gesprek. Het is echter ook een gemakkelijke manier om uw bedrijf in moeilijkheden te brengen. Implementeer e-mailbeleid dat het gebruik van bedrijfsemail op elk gewenst moment voor persoonlijk gebruik beperkt. Als een werknemer per ongeluk een privé-e-mail voor zijn vrouw naar uw best betalende klant stuurt, kan uw beledigde klant besluiten zijn bedrijf elders te nemen. Het beleid zou moeten stellen dat grof taalgebruik verboden is, evenals seksuele verwijzingen. Geef duidelijk het decorum aan dat u verwacht in e-mails van uw bedrijf; sommige bedrijven beschrijven zelfs precies wat e-mailhandtekeningen kunnen bevatten en welke kleuren kunnen worden gebruikt voor het type in e-mails.

Aanvaardbaar gebruik

Een beleid voor acceptabel gebruik geeft aan hoe internet op het werk kan worden gebruikt. Zelfs als een medewerker in pauze is, kan hij nog steeds geen ongepaste afbeeldingen op zijn computer bekijken. Elke activiteit die als illegaal kan worden beschouwd, zoals online gokken, moet worden verboden als onderdeel van uw technologiebeleid. Laat medewerkers ook weten dat ze hun wachtwoord geheim moeten houden en hoe vaak de wachtwoorden moeten worden gewijzigd. Dit helpt voorkomen dat hackers of andere ongeautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot uw servers.

Werkuitrusting

Veel bedrijven laten werknemers werklaptops of mobiele telefoons mee naar huis nemen - sommige werken meestal thuis of reizen vaak. Hoewel het onder deze omstandigheden acceptabel is dat de medewerkers de apparatuur voor persoonlijk gebruik gebruiken, stelt u duidelijke richtlijnen voor hen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld de werklaptop gebruiken om toegang te krijgen tot hun persoonlijke e-mailaccounts, maar ze moeten nog steeds geen persoonlijke e-mails van hun werkaccounts verzenden en mogen ook geen illegale activiteiten uitvoeren op de werkapparatuur. Bovendien mag uw werkuitrustingbeleid werknemers niet toestaan ​​om geld te verdienen met uw apparatuur als dit geen verband houdt met uw bedrijf; als ze een horecaloning voor bijgerechten hebben, moeten ze hun eigen mobiele telefoons en laptops voor dat bedrijf gebruiken.

Veiligheidsbeleid

Met de sterke dreiging van virusaanvallen, geef je medewerkers de mogelijkheid om bijlagen op werkcomputers te openen - zelfs bijlagen in persoonlijke e-mails en op smartphones. Deze kunnen niet alleen de computer van de werknemer infecteren, maar elke computer of apparaat dat op de server is aangemeld wanneer het virus de server infecteert. Dit kan de productiviteit uitschakelen en duizenden dollars aan reparaties en gederfde inkomsten kosten. Het beleid moet ook de juiste procedure bevatten om op afstand in te loggen bij de server; het gebruik van een onbeveiligd draadloos netwerk is bijvoorbeeld niet acceptabel.