Hoe u een regionaal conferentiebudget voor een non-profitorganisatie schrijft

Veel non-profitorganisaties gebruiken conferenties om fondsen te werven voor de vereniging, terwijl anderen een conferentie als een uitgave zien. Regionale conferenties trekken doorgaans minder mensen dan nationale, dus u moet plannen op lagere schaalvoordelen. Wanneer u het budget voor uw vergadering maakt, weet u dat uw bottom-line doelen helpen uw uitgaven en marketingactiviteiten te plannen om uw doelen te bereiken.

1.

Verkrijg de budgetten van de vorige conferentie, evenals budgetten die minstens drie jaar teruggaan, indien mogelijk. Ontvang kopieën van alle contracten voor elke conferentie, inclusief locatie, catering, audiovisueel, marketing, sprekers en transport. Neem contact op met uw nationale organisatie als u een chapter of district bent dat een regionale conferentie organiseert en vraag welke financiële, marketing- of logistieke ondersteuning het nationale kantoor biedt. Vraag of je financiële verplichtingen hebt om nationale vertegenwoordigers te hosten of sponsors te promoten.

2.

Schrijf een lijst op van de activiteiten die zullen plaatsvinden op de conferentie zoals vereist door uw bestuurs- of conferentiecomité en alle uitgaven die verband houden met die activiteiten. Inclusief cocktailparty's, banketten, golf- of tennistoernooien, lezingen, commissievergaderingen, beurzen, huwelijks- en kinderactiviteiten en dans. Schrijf een lijst met niet-activiteitenuitgaven, zoals verblijf en reizen van bestuursleden, conferentiemarketing, drukken van programmaboekjes, bezoeken ter plaatse, registratiehok en verzoeken van leveranciers.

3.

Maak een hoofdbudgetdocument met uw verwachte inkomsten en uitgaven aan de linkerkant van de pagina. Voeg inkomstenbronnen toe zoals registratierechten, activiteitenvergoedingen, programmaboekreclame, sponsorschappen, stands voor beurzen, mogelijkheden voor het weggeven van producten en loterijen. Vermeld uw uitgaven met vaste en variabele kosten. Uw audiovisuele uitgaven veranderen bijvoorbeeld niet met uw registratienummers, maar uw kosten voor eten en drinken wel.

4.

Ontwikkel break-outbudgetten voor verschillende delen van uw conferentie, zoals onderwijs, entertainment, activiteiten, marketing, logistiek op locatie en beurs. Toon de kosten om elk gebied te beheren. Logistiek ter plaatse kan bijvoorbeeld bestaan ​​uit personeel van de registratiebalie, walkie-talkies, badges, registratiesoftware, shuttleservice en bagage van deelnemers. Een marketingbudget moet alle pre- en postgebeurde print- en digitale advertenties en promoties omvatten.

5.

Neem contact op met potentiële sprekers of organisaties die sprekers kunnen aanbieden om te bepalen of u spreekkosten en eventuele reis-, verblijfs-, maaltijden- en incidentkosten moet betalen. Neem contact op met leveranciers uit de branche die mogelijk gratis luidsprekers leveren in ruil voor blootstelling aan uw evenement. Vraag vrijwilligers uit uw lidmaatschap die van plan zijn om het evenement op hun kosten bij te wonen en die gekwalificeerde experts en ervaren sprekers zijn.

6.

Maak drie kopieën van uw budget zodat u scenario's kunt maken op basis van lage, gemiddelde en hoge bezoekersaantallen en lage, gemiddelde en hoge opbrengstprojecties. Onderzoek het effect van verschillende aanwezigheidsniveaus en bepaal waar u uitgaven moet verlagen of de mogelijkheid hebt om de uitgaven te verhogen, op basis van aanwezigheidsgraad en sponsordeelname.

Dingen nodig

• Vorige budgetten
• Eerdere contracten
• Nationale organisatie-eisen