Hoe een "Nee-bedankt" e-mail naar een sollicitant te schrijven

Het is opwindend om een ​​nieuw teamlid in te huren en plezierig om de persoon het goede nieuws te geven. Helaas is het moeilijk wanneer de situatie wordt omgekeerd en je iemand het nieuws moet geven dat je haar niet zult aannemen. De sleutel tot een "bedankt" brief aan een sollicitant is een eerlijke benadering die de kandidaat prijst op wat ze goed heeft gedaan en geeft haar nuttige ideeën om haar aanpak voor haar volgende sollicitatiegesprek te verbeteren.

1.

Verzoek de aanvrager met zijn volledige naam, zoals 'Beste John Jones', in plaats van een generieke 'groeten' of 'hallo'. Geef blijk van waardering voor zijn tijd en interesse in het bedrijf.

2.

Leg uit waarom u een andere kandidaat voor de baan hebt aangenomen. Wees eerlijk in je e-mail over waarom je de aanvrager niet hebt gekozen. Laat hem bijvoorbeeld weten of je hebt besloten om een ​​andere persoon te kiezen die meer ervaring of een sterkere educatieve achtergrond heeft.

3.

Lof specifiek iets dat de aanvrager goed heeft gedaan in haar interview. Als ze bijvoorbeeld extreem goed was, zou je haar daarover moeten complimenteren. Houd de brief zo ​​positief mogelijk als je de situatie in overweging neemt.

4.

Stel een gebied voor waarin de kandidaat kan verbeteren. Hij moet mogelijk oefenen met het beantwoorden van typische interviewvragen op een duidelijke manier, of misschien moet zijn CV mogelijk worden herzien om het beknopter te maken en afgestemd op de open positie.

5.

Vertel haar dat je haar cv in het archief zult bewaren als je van plan bent dit te doen. Laat dit gedeelte van de e-mail weg als u niet van plan bent haar voor een toekomstige opening te overwegen.

6.

Sluit uw brief af met een andere blijk van waardering en een "beste wensen" voor toekomstige inspanningen. "Onderteken" uw e-mail met uw naam en functie in het bedrijf.

Tips

• Behoud een professionele toon in de hele e-mail. Raak niet "spraakzaam" met onnodige of persoonlijke opmerkingen.
• Reageer snel zodat de sollicitant verder kan gaan met zijn zoektocht naar een baan. Begin met uw "bedankt" -brieven zodra u uw wervingsbeslissing neemt.

waarschuwingen

• Krijg snel het punt van uw e-mail. Je wilt niet dat een kandidaat een hoop platitudes moet doorlopen voordat ze ontdekt dat de positie niet naar haar toe gaat.
• Moedig de aanvrager niet aan om 'met vragen te bellen', omdat u zich kunt bezighouden met lastige telefoontjes waarbij u uw wervingsbeslissing nader moet toelichten.