Hoe vertrouwelijke rapporten naar werknemers te schrijven

Waarschuwing

• De verwachting van vertrouwelijkheid, vereist door de wet of als een beleid van uw organisatie, draagt ​​professionele en wettelijke verantwoordelijkheden. Het niet naleven van de vertrouwelijkheid kan leiden tot rechtszaken, schade toebrengen aan uw loopbaan en uw organisatie beïnvloeden.

Interne communicatie is een kenmerk van elke organisatie, of dit nu een groot of een klein bedrijf is, een kerk of een non-profitorganisatie, of een overheidskantoor. Hoewel veel communicatie mondeling plaatsvindt in persoonlijke vergaderingen, via de telefoon of via video-chat, speelt schriftelijke communicatie een belangrijke rol in elke organisatie. Documenten bieden de mogelijkheid om bedachtzaam, nadrukkelijk en duidelijk te communiceren. Bovendien bieden ze een permanente registratie van de ideeën en informatie die wordt gecommuniceerd, de gevraagde taak en de verwachtingen van het management of de werknemers. Geschreven documenten kunnen zijn bedoeld voor een brede distributie met een open einde. Maar af en toe moet u misschien een vertrouwelijk rapport verzenden, dat wil zeggen een document dat alleen bedoeld is om alleen door een enkele werknemer of een kleine, selecte groep geadresseerden te worden gezien. Uw organisatie kan het gebruik van een vertrouwelijke rapportsjabloon vereisen, maar zelfs als dat niet het geval is, is het belangrijk om het protocol te volgen bij het verzenden van vertrouwelijke rapporten.

Ken de Lingo

Organisaties hebben meestal hun eigen terminologie voor vertrouwelijke rapporten. De federale overheid gebruikt bijvoorbeeld termen als 'Topgeheim', 'Vertrouwelijke bedrijfsinformatie', 'Handelsgeheim' of 'Intern en deliberatief' om onderscheid te maken tussen verschillende soorten informatie die bedoeld zijn voor een zeer beperkte verspreiding. De termen betekenen verschillende dingen en vereisen verschillende niveaus van documentbeveiliging. De personen die dergelijke documenten verzenden, evenals degenen die deze ontvangen, moeten op de hoogte zijn van de vereisten die aan elk niveau van vertrouwelijkheid zijn verbonden.

Grote bedrijven hebben ook de neiging om een ​​vergelijkbaar onderscheid te maken en kunnen hun eigen overheidachtige eisen stellen. Kleinere bedrijven gebruiken over het algemeen een minder formele benadering, maar verwachten nog steeds dat de vertrouwelijkheid goed wordt gehandhaafd. Als u een rapport schrijft dat als vertrouwelijk moet worden behandeld, moet u ervoor zorgen dat u bekend bent met de terminologie van uw organisatie.

Ken het protocol

Vertrouwelijke uitzendingen vereisen mogelijk een speciale afhandeling. Misschien is e-mailbezorging verboden en moeten vertrouwelijke documenten handmatig worden afgeleverd. Mogelijk heeft u een speciale map of envelop nodig of een gedurfde "Eyes Only" -zegel. Sommige organisaties staan ​​alleen toe dat vertrouwelijke documenten worden getypt of gefotokopieerd op geselecteerde machines die speciaal voor het doel zijn bestemd. Individuen die zijn vrijgesproken voor dergelijke communicatie zijn mogelijk de enige die toestemming hebben om de vertrouwelijke documenten te maken, misschien na gespecialiseerde training en certificering. Evenzo kunnen de ontvangers van vertrouwelijke informatie ook worden gevraagd om een ​​dergelijke certificering van de organisatie te hebben.

Het is de plicht van de persoon die het vertrouwelijke document creëert om op de hoogte te zijn van interne vereisten en deze naar de letter te volgen. Van de ontvanger of ontvangers van het document wordt ook verwacht dat deze bekend is met het bedrijfsprotocol, zodat alle partijen in de loop de vertrouwelijkheid dienovereenkomstig kunnen handhaven.

Begrijp uw doel

U moet uw communicatie alleen vertrouwelijk maken wanneer een dergelijke stap expliciet wordt vereist of noodzakelijk wordt geacht om ongewoon gevoelige informatie te beschermen. Van een manager kan bijvoorbeeld worden verwacht dat hij een medewerker jaarlijks een geschreven prestatierapport verzendt en een jaarlijks vertrouwelijk rapportformaat gebruikt voor het maken en verzenden van het rapport. In dit geval is de behoefte aan vertrouwelijkheid vanzelfsprekend.

Aan de andere kant bevat een ad hoc e-mail aan een medewerker mogelijk gevoelige en strategische informatie die niet breed verspreid mag worden. In dit geval kan de afzender van de e-mail vertrouwelijkheid inroepen om de inhoud van de e-mail te beschermen. In elk geval is het herkennen van de behoefte aan vertrouwelijkheid de eerste stap in gepaste communicatie.