Hoe een certificaat van gereedheid voor een zending te schrijven

Een certificaat van gereedheid met betrekking tot zendingen verwijst naar een formeel document waarin een persoon of bedrijf bevestigt dat een zending in de juiste volgorde staat en klaar is om over te gaan tot levering. Deze documenten - ook verzendfacturen genoemd - zijn gunstig omdat ze een schriftelijke registratie van de verzonden goederen bevatten; de staat van de goederen; het beleid en de regelgeving die de zending moest volgen; en andere basisgegevens, zoals de contactinformatie voor zowel de verzender als de koper. Als de koper goederen ontvangt die beschadigd zijn of anderszins niet toereikend zijn, kan het certificaat aantonen wie verantwoordelijk is bij de rederij of, in sommige gevallen, bewijzen dat problemen zich hebben voorgedaan na verzending.

1.

Typ 'SHIPPER:' gevolgd door uw naam of de naam van de rederij. Retourneer één keer en schrijf de volledige contactgegevens voor u of het bedrijf, inclusief e-mail-, telefoon- en faxadressen en nummers.

2.

Keer terug twee keer. Typ "RECIPIENT:" gevolgd door een enkele retour en de contactgegevens van de ontvanger.

3.

Dubbele return en schrijf "DATE:" gevolgd door de huidige datum.

4.

Dubbele retour en schrijf een alinea die aangeeft dat u of de rederij het certificaat van gereedheid levert om de staat van de te verzenden goederen en de volledigheid van de bestelling van de koper te verifiëren. Vermeld het ordernummer van de koper, evenals het rekeningnummer, indien van toepassing, evenals de datum waarop de goederen moeten worden verzonden.

5.

Verdubbel nog twee keer meer en schrijf een kop zoals "Merchandise for Shipment" of iets dergelijks. Neem hieronder een grafiek of een gedetailleerde lijst met details over elk verzonden artikel. Het diagram of de lijst moet de naam van het artikel, de referentienummers die aan het artikel zijn gekoppeld, artikelomschrijvingen, artikelhoeveelheden en zowel de eenheidskosten als de totale kosten voor elk artikel bevatten. Geef onderaan de totale verzendingskosten op, inclusief de verzendkosten en andere toeslagen, zoals het haasten van de bestelling.

6.

Dubbele terugkeer. Vermeld eventuele voorschriften of beleidslijnen die van toepassing zijn op de zending en hoe de zending hieraan voldoet.

7.

Keer nog twee keer terug. Staat die de goederen heeft geïnspecteerd om te worden verzonden en wanneer. Stel dat, na te hebben voldaan aan alle vereisten voor verzending, de zending is gecertificeerd en gereed voor verzending.

8.

Dubbele terugkeer. Lever gelabelde regels voor de autoriserende handtekening van uw of een manager en een datumregel die aangeeft wanneer het certificaat werd ondertekend. Onderteken en dateer het certificaat en geef het aan de koper of een andere juiste agent.

Dingen nodig

• Voorraadgegevens, zoals artikel-ID-nummers over te verzenden goederen
• Kopieën van beleid of regelgeving voor zendingen