Hoe een zakelijke afsluiting schrijven naar de belastingdienst

Volgens de Small Business Administration vallen veel eigenaren van kleine bedrijven om verschillende redenen uit de eigenaar, waaronder onverwachte groei, slechte bedrijfslocatie en onvoldoende kapitaal. Hoewel de reden voor sluiting of liquidatie varieert, zijn de afsluit- en meldingsprocedures die u volgt vergelijkbaar voor elk bedrijf met een verbinding met het ministerie van inkomsten van een staat. Hoewel het proces en de vereisten per staat verschillen, moet u als eigenaar van een bedrijf het belastingkantoor hiervan op de hoogte stellen. Een afsluitingsbrief geeft een effectieve melding.

Behandel de brief op de juiste manier

U dient uw brief naar behoren te adresseren en te daten naar de belastingdienst van uw staat of een soortgelijke belastingentiteit. Dit houdt in dat er een kop wordt toegevoegd met de naam en het adres van het ministerie van inkomsten in de linkerhoek, gevolgd door de datum. Dit helpt ervoor te zorgen dat de brief de juiste plaats bereikt.

Geef identificerende informatie

De brief moet alle identificerende informatie bevatten die betrekking heeft op uw bedrijf, zodat het Department of Revenue uw bedrijfsrecords kan lokaliseren. Dit omvat de volledige wettelijke naam van uw bedrijf, uw adres en eventuele "zaken doen als" of fictieve namen. Het bevat het federale belastingidentificatienummer van uw bedrijf en elk identificatienummer dat uw bedrijf door de staat heeft gekregen.

Betaal alle toepasselijke belastingen

Uw bedrijf moet mogelijk sommige of alle bedrijfsbelastingen, verkoop- en gebruiksbelastingen, franchise- en accijnzen, lokale belastingen en materiële vastgoedbelastingen betalen voordat deze kan worden ontbonden. Voordat u een afsluitingsbrief kunt sturen, moet u al deze openstaande belastingen aan de juiste belastingautoriteit betalen. U moet bijvoorbeeld uw laatste betalingen aan werknemers doen en alle loonheffingen indienen, en u moet verkoopbelastingen van de definitieve verkoop van het bedrijf indienen.

Geef belastingen in letter op

Als uw bedrijf verschillende belastingen heeft betaald als onderdeel van het afsluitingsproces, vermeld dan specifiek welke belastingen zijn betaald in de hoofdtekst van de brief. U moet bijvoorbeeld opmerken dat u 'Finale verkoop- en gebruiksbelastingen betaald en in rekening gebracht en betaald' hebt betaald. Zonder dit kunnen sommige staten u een geautomatiseerde brief sturen met de stappen die u moet nemen om uw belastingen te betalen en uw bedrijf te sluiten.

Verzoek om goedkeuring van belastingvrijstelling

Als u uw bedrijf als een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of een bedrijf heeft geëxploiteerd, vereisen de meeste staten dat u een belastingvrijheidsattest van het ministerie van inkomsten of het equivalent daarvan verkrijgt voordat de staat u toestaat de LLC of het bedrijf te beëindigen of te ontbinden. Vraag dit certificaat expliciet in uw brief aan.

Aanmelden en verzenden

U moet de brief ondertekenen als eigenaar van het bedrijf. Als het bedrijf een bedrijf of LLC is met meerdere eigenaren, moeten alle eigenaren de brief ondertekenen. U kunt ook een document bijvoegen dat is ondertekend door de eigenaren, bijvoorbeeld een bedrijfsresolutie, waarin wordt bevestigd dat ze allemaal akkoord gaan om het bedrijf te ontbinden. Stuur de brief per aangetekende post om te documenteren dat de brief is verzonden.