Hoe te werken met een externe raad van bestuur

Een ervaren en vindingrijke raad van bestuur kan uw organisatie waardevolle inzichten, contacten en ervaringen bieden, maar het kan moeilijk zijn om een ​​bestuur op te zetten dat bestaat uit volledig lokale personen. Het is daarom gebruikelijk om een ​​of meer bestuursleden te hebben die verblijven op een locatie die ver verwijderd is van uw activiteiten. Weten hoe u met een externe raad van bestuur kunt werken, kan u helpen de voordelen van deze geografisch ver verwijderde personen aan uw zijde te maximaliseren.

1.

Wees alert op communicatie-uitdagingen. Moeilijkheden in communicatie kunnen een belangrijke belemmering vormen voor het aangaan en onderhouden van relaties met geografisch verspreide bestuursleden. Toonstem, gezichtsuitdrukkingen en omgevingscontext dragen vaak veel bij aan uw spraak, en deze factoren zullen bijna altijd ontbreken in uw communicatie met externe bestuursleden. Het komische sarcasme kan bijvoorbeeld gemakkelijk worden bekeken als onbeschoftheid of onbezonnenheid wanneer de juiste non-verbale signalen niet aanwezig zijn, zoals in een e-mail of via de telefoon. Wees zo direct mogelijk in uw communicatie en aarzel niet om uw betekenis te verduidelijken of om opheldering van anderen te vragen.

2.

Gebruik technologie in uw voordeel en betrek de hele raad van bestuur bij belangrijke discussies. Met de juiste technologie kunt u meer persoonlijk contact bereiken door middel van video-, telefoon- of webconferenties. Betrek het hele forum bij telefonische vergaderingen en virtuele vergaderingen om het gevoel van kameraadschap dat wordt vastgesteld door persoonlijke ontmoetingen te benaderen.

3.

Maak minstens één keer persoonlijk kennis en probeer elkaar voortdurend te ontmoeten. Het kan uiterst nuttig zijn om uw directie ten minste een week naar uw bedrijfslocatie te brengen, ten minste één keer in uw werkrelatie. Een verblijf van slechts een week samen met het houden van vergaderingen, het delen van entertainmentervaringen en het bezoeken van elkaar in persoonlijke instellingen kan het gemak van samenwerken aanzienlijk vergroten nadat het bord weer thuis is. Breng, indien mogelijk, uw bord één keer per jaar samen, of zelfs eens in de paar jaar, omdat dit zal helpen om meer solide werkrelaties tussen alle partijen te ontwikkelen.

4.

Negeer persoonlijke communicatie niet. Wanneer u werkt met een externe raad van bestuur, is persoonlijke communicatie waarschijnlijk niet op willekeurige momenten gedurende de werkdag, dus u moet actief streven naar het tot stand brengen en onderhouden van een goede verstandhouding. Plaats telefoongesprekken met het specifieke doel uw bestuursleden te leren kennen, of probeer elk werkgerelateerd gesprek te openen en te sluiten met persoonlijke communicatie om bestuursleden meer op hun gemak te stellen met u en met elkaar.

5.

Houd uw raad van bestuur op de hoogte van uw activiteiten. Vergeet niet dat uw board uitsluitend op u vertrouwt voor informatie met betrekking tot uw bedrijf, personeel en de resultaten van bestuursgerichte initiatieven. Informatie die gemakkelijk toegankelijk is voor lokale bestuursleden kan als vanzelfsprekend worden beschouwd bij het omgaan met een bord op afstand. Bied zo veel mogelijk informatie aan uw board terwijl u een open communicatielijn behoudt voor alle vragen, hoe alledaags ook.

Dingen nodig

• Conferencing-software of -service