Hoe om te gaan met Discipline van uw werknemers

Als manager is het uw verantwoordelijkheid om kopieën te maken of te verkrijgen van het huidige disciplinaire beleid en procedureshandboek, elke medewerker een exemplaar te geven en een ondertekende bevestiging te ontvangen dat elke medewerker de standaarden heeft gelezen en begrepen. Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om zich aan het beleid te houden of de consequenties hiervan te dragen. Wanneer u de discipline van uw werknemers hanteert, moet u de procedures in het handboek volgen zodat u een eerlijke en consistente behandeling ten opzichte van alle werknemers vertoont en uzelf en het bedrijf beschermt tegen juridische stappen.

1.

Bewaak de acties van uw werknemers om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan het disciplinebeleid. Geef medewerkers een ferme maar beleefde herinnering als reactie op een eerste kleine overtreding. Als u bijvoorbeeld merkt dat een werknemer buiten zijn pauzetijd persoonlijke oproepen doet, herinner hem dan discreet eraan zijn persoonlijke oproepen te doen tijdens de pauze of voor of na het werk. Noteer uw mondelinge waarschuwing in het dossier van de werknemer, samen met de tijd en datum.

2.

Vraag de medewerker om je op kantoor te ontmoeten, of in een andere privéomgeving, als je getuige bent van haar herhaling van het gedrag. Leg haar uit dat je haar eraan herinnerde geen persoonlijke telefoontjes te plegen tijdens het werk en haar voorbeelden gaf van geschikte tijden om persoonlijke gesprekken te voeren. Schrijf een beschrijving van het incident en vermeld de voorafgaande mondelinge waarschuwing. Schrijf de huidige datum, tijd en de naam van de werknemer op papier. Onderteken en dateer het papier. Vraag de werknemer om het te lezen en te ondertekenen en te daten als een bevestiging van uw vergadering. Adviseer haar dat u de documentatie in haar werknemersbestand plaatst.

3.

Herinner de werknemer aan de gevolgen als hij het gedrag herhaalt, u zult hem bijvoorbeeld een laatste waarschuwing moeten geven die hem onder de proeftijd brengt, wat het verlies van zijn baan zou kunnen betekenen.

4.

Geef de medewerker haar laatste waarschuwing als je het gedrag opnieuw ziet. Zorg ervoor dat ze begrijpt dat ze een proeftijd heeft en dat haar baan in gevaar is, als dat onderdeel is van het beleid en de procedures op het gebied van werkplekdiscipline. Vertel haar bijvoorbeeld dat als je getuige bent van haar persoonlijke oproepen tijdens werktijd tijdens de proeftijd, je haar zult beëindigen. Documenteer het incident, teken en dateer het papier en vraag de werknemer om het te ondertekenen en te daten. Sla het papier op in haar werknemersbestand.

5.

Neem contact op met de afdeling Personeelszaken om te controleren of u aan alle vereisten hebt voldaan - zoals het volgen van de juiste procedure voor het beheren van de discipline en het bijhouden van documentatie - voordat u een werknemer een opzeggingstermijn geeft.

Tips

• Vraag de medewerker altijd of hij de gevolgen van zijn acties begrijpt en wat u in de toekomst van hem verwacht; het is belangrijk om elke verwarring die hij heeft op te ruimen.
• Stel een specifieke hoeveelheid tijd in voor de proeftijd, bijvoorbeeld 30 dagen.
• Sommige bedrijven bieden een Employee Assistance Program (EAP) aan waarmee werknemers counseling kunnen krijgen om te helpen met hun gedrag. Als het passend is, verwijs de werkgever naar het EAP.
• Bied coaching of leiding aan werknemers die worstelen met werkprestaties voordat ze waarschuwingen geven of formele actie ondernemen. Het is belangrijk om werknemers de kans te geven om te slagen.

Waarschuwing

• Zorg ervoor dat je alle interacties en disciplinaire maatregelen schriftelijk vastlegt en in het werknemersbestand deponeert. Vertrouw niet op je geheugen, anders kan het in een woordsituatie veranderen tegen het woord van de werknemer. Schriftelijke documentatie is het enige dat wordt geaccepteerd door rechtbanken, aangezien bewijsmateriaal juridische problemen moet opleveren.