Hoe een professioneel rapport op te stellen in de raad van bestuur

Het bijhouden van de stroom van juiste informatie tussen het management en de raad van bestuur is belangrijk voor het nemen van weloverwogen beslissingen en het nemen van versnelde acties. Een manier om ervoor te zorgen dat de juiste informatie wordt bekeken, is via regelmatige rapportages aan de raad van bestuur. Deze rapporten moeten een professioneel rapportformaat hebben, zodat ze gemakkelijk kunnen worden verteerd, met de relevante details gemarkeerd. Gebruik een standaard rapportstructuur om de grootste impact te maken.

Rapportstructuur van de raad

Het bordrapport moet een gemakkelijk leesbaar formaat volgen. Sommige rapporten zullen korter zijn dan andere. Een maandelijkse update van het ontwikkelingsproces van een afdeling is bijvoorbeeld mogelijk niet zo gedetailleerd of langdurig als de jaarlijkse samenvatting van het hele project.

Hoewel kortere rapporten meer op een memo kunnen lijken met sleutelkoppen en kogels die de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) beschrijven, lijken langere rapporten meer op een academisch rapport, met een voorpagina en een inhoudsopgave. Ongeacht de lengte van het rapport, zorg ervoor dat het eerste deel van het rapport aangeeft waar het rapport vandaan komt, in welk tijdsbestek het rapport wordt behandeld en naar wie het rapport gaat. Titel het rapport op een manier die zegt wat het rapport bespreekt, zodat lezers het snel kunnen opslaan en verplaatsen, indien nodig. Bijvoorbeeld: "Jaarlijkse verkooprapporten op basis van territoria", geeft duidelijk aan wat de lezers in het rapport zullen ontdekken.

Gebruik headers en kogels in de rapporten, zodat bestuursleden de onderwerpen kunnen doornemen en de relevante informatie kunnen vinden. Houd er rekening mee dat rapporten worden gebruikt om actie te ondernemen op het bord, zodat deze rapporten de bestuursleden kunnen informeren over een project dat ze al volgen. Er moet een inleiding en een samenvatting zijn om de raad een overzicht te geven van de informatie in het rapport.

Controleer het rapport om ervoor te zorgen dat de opmaak, grammatica en spelling correct zijn. U wilt dat het bestuur de informatie vertrouwt die aan hen is gegeven. Verslagen bezaaid met fouten laten bestuursleden twijfelen aan de details en de professionaliteit van de persoon die de rapporten presenteert.

Inhoud van het Board Report

Denk voordat u het rapport schrijft na over het doel van het rapport. Is het doel alleen om het bord bij te werken over de voortgang van iets? Of wordt er een verzoek ingediend voor fondsen, nieuwe bronnen of wijzigingen? Leid de inhoud om het doel van het rapport te bereiken.

Compileer informatie en gegevens die relevant zijn voor het doel. Als u bijvoorbeeld het bord bijwerkt bij een nieuwe uitrol van een softwareprogramma, moet u pertinente details verzamelen over welke mijlpalen zijn bereikt, wat de volgende etappes zullen doen en de tijdlijnen die hierbij betrokken zijn. Het is ook verstandig om eventuele problemen op te merken die zijn ontstaan ​​of die u projecteert, op basis van de voortgang tot nu toe. Als het project voorloopt op het schema, let dan op hoe en waarom, om de bestuursleden enthousiast te houden. Als de voortgang langzamer is dan verwacht, wees dan duidelijk en beknopt waarom. Verberg de informatie niet. Het bestuur is er om oplossingen te helpen bieden; als je het probleem niet uitlegt, zijn de oplossingen moeilijker te vinden.

Wees bondig in je beschrijvingen. Als je iets in één zin kunt zeggen, hoef je geen hele alinea te schrijven. Als u verwijst naar externe studies, nieuws of eerdere rapporten, noteer dan de referentie en vat de inhoud samen. Zorg dan dat het materiaal waarnaar wordt verwezen beschikbaar is, als iemand meer informatie wil. Dit houdt het rapport beknopt, zonder enige informatie weg te laten, als bestuursleden aanvullende informatie wensen.

Verantwoordelijkheden van de partijen

Hoewel de bestuursleden of directeuren van de commissie verantwoordelijk zijn voor het opstellen van rapporten, moeten zowel de raad van bestuur als de managers samenwerken. Als het bestuur rapporten krijgt zonder de informatie die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen, moet het bestuur een rapportsjabloon voor de raad van bestuur opstellen dat managers kunnen volgen. Door de rapporten voor de organisatie te standaardiseren, staat iedereen op dezelfde pagina over de informatiestroom.

Deze procedure helpt bij het verwerken van informatie. Wanneer alle rapporten op dezelfde manier worden opgemaakt, weet het bord wat te verwachten bij elk rapport. Wanneer het bord specifieke vragen en de nodige informatie in elk rapport plaatst, wordt bovendien giswerk voorkomen, dat komt van managers die het rapport schrijven. Iedereen begint de juiste gegevens te traceren en rapporteert er vervolgens op een manier die de organisatie helpt informatie sneller te verwerken en beslissingen met meer vertrouwen te nemen.