Hoe te volgen na geen respons

In het bedrijfsleven kan het soms moeilijk zijn om een ​​reactie van een klant, leverancier of zakenpartner te krijgen. Als uw eerste oproepen onbeantwoord blijven, is er een procedure die u kunt gebruiken om na geen antwoord op te volgen. Het is misschien niet de bedoeling dat u ooit een antwoord krijgt van de persoon die u probeert te bellen, maar u kunt er zeker van zijn dat hij uw informatie heeft ontvangen en dat u hem op de hoogte heeft gebracht van de reden voor uw telefoontje.

1.

Noteer wanneer u uw eerste telefoongesprek hebt gevoerd in uw persoonlijke agenda of in de contactbeheersoftware van uw bedrijf. Noteer het tijdstip van de dag dat je hebt gebeld en de inhoud van het bericht dat je hebt achtergelaten.

2.

Plan een vervolgoproep gedurende vijf dagen na uw eerste oproep. Voer uw tweede oproep op een ander tijdstip in dan uw eerste oproep. Maak dezelfde aantekeningen bij het tweede gesprek als bij het eerste. Zorg ervoor dat u de tweede keer een andere soort bericht achterlaat dan de eerste keer. Neem dezelfde informatie op, maar zeg het op een andere manier. Wees prettig in je bericht, spreek langzaam en duidelijk, en laat een professionele aanhef achter als je klaar bent.

3.

Herhaal het proces voor nog vier oproepen of totdat de persoon uw oproep beantwoordt. Zorg ervoor dat u elke keer een uniek klinkend bericht achterlaat met dezelfde informatie en gebruik een professionele en vrolijke toon bij elk bericht.

4.

Maak een standaard e-mailbrief met daarin uw pogingen contact op te nemen met de persoon en voeg de datums toe waarop u een bericht hebt gebeld en achtergelaten. Beëindig de brief met uw contactgegevens en een bericht dat u een terugmelding zou waarderen. Voeg uw visitekaartje toe bij het verzenden van de brief. Stuur de brief met een handtekeningaanvraag om er zeker van te zijn dat deze is ontvangen.

5.

Voer een laatste telefoongesprek uit vijf dagen na ontvangst van het ontvangstbewijs met de mededeling dat uw brief is ontvangen. Geef in je voicemailbericht aan dat je een brief hebt gestuurd en de naam hebt gelezen van de persoon die de brief heeft ondertekend. Zeg dat je belde om te zien of de brief werd ontvangen en of de persoon vragen had.

6.

Bel één keer per maand nadat u de brief hebt opgevolgd als u denkt dat dit nodig is. Persistentie kan zijn vruchten afwerpen en een keer per maand is niet vaak genoeg om als een ergernis te worden beschouwd.

Tip

• Gebruik geen e-mail. E-mail is te onpersoonlijk en kan gemakkelijk door de ontvanger worden afgewezen. Het schrijven van een brief geeft aan dat je verdere moeite hebt gedaan om te proberen het feest te bereiken.