Archiefsysteem voor de HR-manager

Wanneer u een HR-manager bent, gaat het bij een georganiseerd en efficiënt archiveringssysteem er niet alleen om dingen snel te vinden, maar dat is een extra voordeel. Het bijhouden en bewaren van kritieke gegevens is wettelijk verplicht en uw kleine onderneming kan aansprakelijk zijn als u de informatie niet correct opslaat.

Organisatie

HR moet bestanden bijhouden voor elk lid van een organisatie. Omdat bepaalde informatie afzonderlijk moet worden opgeslagen - medische informatie kan bijvoorbeeld niet in het personeelsdossier worden opgenomen - zijn meerdere bestanden voor elke medewerker noodzakelijk. Om een ​​groot aantal bestanden effectief te beheren, moet het HR-bestandssysteem duidelijk op naam en onderwerp worden georganiseerd, met standaardopmaak en verschillende kabinetten voor verschillende informatie.

Records retentie

Controleer het beleid van uw bedrijf om ervoor te zorgen dat u de gegevens bewaart volgens de regelgeving van uw land. Bepaal waar u de bestanden wilt opslaan. U moet de records van beëindigde werknemers gedurende een bepaalde periode behouden, maar het is onwaarschijnlijk dat u deze bestanden regelmatig zult gebruiken. Overweeg om oude werknemersdocumenten met een opslag- of archiefdienst op locatie te plaatsen om ruimte te besparen. Een database onderhouden met gearchiveerde records die verwijzen naar het nummer van de box waarin de records zich bevinden, zodat ze gemakkelijk kunnen worden opgehaald. Houd gegevens over de leeftijd van de records in elk vak bij en groepeer ze per jaar, zodat records kunnen worden versnipperd wanneer ze de wettelijke vereisten of het vernietigingsbeleid van uw organisatie overschrijden. Het niet organiseren van een georganiseerd systeem betekent onnodige opslagkosten voor de organisatie.

Relevantie

HR-managers weten het onverwachte te verwachten. Ongebruikelijke situaties komen zo vaak voor in HR, de bedrijfswebsite HR.BLR.com heeft een hele "HR Strange But True" -sectie gewijd aan bizarre evenementen - zoals de werknemer die een dagvaarding in juryjury vervalste om tijd vrij te maken voor een vakantie, of de werknemer die per ongeluk een drugsdeal heeft vastgelegd op de voicemail van HR. Vreemde situaties kunnen van tijd tot tijd opduiken, maar dat betekent niet dat je je kennis van andere ongebruikelijke incidenten niet kunt gebruiken om een ​​actueel probleem aan te pakken. Behoud themabestanden over specifieke onderwerpen, discussies en commissies, zodat u niet opnieuw het wiel vindt wanneer een probleem zich opnieuw voordoet. Houd bestanden bij over de belangrijkste kwesties die moeten worden gewijzigd de volgende keer dat uw organisatie haar beleidshandleidingen bijwerkt. Controleer de bestanden regelmatig om ervoor te zorgen dat het materiaal nog steeds relevant en juridisch compliant is.

Elektronische opslag

De meeste HR-afdelingen zijn overgestapt naar elektronische opslag van gegevens binnen het HR-informatiesysteem. Bescherm deze informatie op dezelfde manier als papieren documenten en sla de gegevens op in een logisch formaat zodat gebruikers er toegang toe hebben. Label elektronische bestanden op een duidelijke en consistente manier met categorieën die betrekking hebben op de papieren bestanden, zodat records eenvoudig kunnen worden gevonden en de gegevens periodiek kunnen worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat oude en onnodige informatie het systeem niet vertraagt. Organiseer uw elektronische gegevens zodat u rapporten kunt uitvoeren als dat nodig is.

Veiligheid

HR-records zijn vaak gevoelig van aard en worden waarschijnlijk beschermd door vertrouwelijkheidsregels. Sla kritieke informatie veilig op, zodat de toegang beperkt is tot alleen die werknemers met toestemming om de informatie te bekijken. Stel tracking-systemen in, zoals een elektronisch parcours of een uitloglogboek voor papier, om op de hoogte te blijven van toegang van werknemers, activiteiten op of wijzigingen aan de records.