Hoe bevestig ik ontvangsten voor kleine bedrijven

Als u om geen andere reden uw rekeningen op een ordentelijke manier dient in te dienen om een ​​deel van de paniek uit de voorbereidingstijd van de belasting te halen. Het helpt ook om te weten wat u per categorie hebt uitgegeven, zodat u kunt evalueren of u op budget zit of niet. Een archiveringssysteem voor een klein bedrijf kost slechts enkele minuten om een ​​beperkt aantal benodigdheden in te stellen: u hebt mappen, bestanden, een pen en een archiefkast nodig.

Ermee beginnen

Sla de bonnetjes op zodra ze binnenkomen in plaats van te wachten om een ​​maand aan bonnetjes tegelijk te doen. Als het doel van het ontvangstbewijs niet duidelijk is, noteer dan wat het was voor zodra u het ontvangt. Als het bijvoorbeeld een zakenlunch is, noteer dan de naam van de klant en het zakelijke doel van de lunch - een verkoopgesprek bijvoorbeeld.

Sorteren op type uitgave

Scheid de ontvangsten per type uitgave. Alle bonnen voor kantoorbenodigdheden gaan bijvoorbeeld op één stapel, alle telecommunicatiekosten in een andere stapel. De meeste boekhoudsoftwaresystemen bieden u een verscheidenheid aan accounts met codes. U kunt ook uw eigen codes en accounts toevoegen. Wanneer u de onkosten in het boekhoudsysteem invoert, schrijft u de code op de bon. Op die manier weet je dat het is ingevoerd.

Mappen en bestanden

Mappen gaan in de bestanden en de bestanden hangen aan de binnenrand van de archiefkast. Label de bestanden met het type kosten, zoals telecommunicatie. Label elke map in het bestand met de subset van de kosten, zoals internettoegang, mobiele telefoon, tablet of vaste lijn en het jaar.

Chronologisch

Plaats de bon in de juiste map in chronologische volgorde, met de meest recente uitgaven vooraan of achteraan. Het maakt niet uit wat u doet, zolang u maar in alle mappen consistent bent. Zet de mappen in het juiste bestand.

enveloppen

Als uw bedrijf erg klein is of als u niet veel bonnen hebt, gebruikt u een enveloppe voor elk type uitgave in plaats van bestanden en mappen. Bewaar de bonnen in chronologische volgorde in elke envelop. Plaats de enveloppen in een accordeon-bestand.

Jaareinde

Verwijder aan het eind van het jaar de mappen uit de bestanden en bewaar ze op een veilige plaats. U hebt de ontvangstbewijzen nodig als de Internal Revenue Service beslist om uw bedrijf te auditen. Stel nieuwe bestanden en mappen in voor het nieuwe jaar.