Hoe varianties in maandelijkse financiële overzichten te verklaren

Bedrijven gebruiken variantie-analyse om veranderingen in financiële prestaties van de ene maand naar de volgende te vergelijken, of misschien van kwartaal tot kwartaal of van jaar tot jaar. Meestal worden werkelijke financiële resultaten vergeleken met een budget of wordt een budget vergeleken met een prognose. Dit vergelijkingsproces en de resulterende varianties helpen het management problemen te identificeren, problemen te onderzoeken en snel veranderingen aan te brengen. Het vergelijken van de prestaties van een maand met een andere biedt enig inzicht bij het samenstellen van een trendlijn die verschillende maanden gegevens naast elkaar vergelijkt, ook wel 'horizontale analyse' genoemd, kan plotselinge veranderingen gemakkelijker onthullen.

De gegevens samenstellen

Wanneer u financiële gegevens van twee verschillende maanden vergelijkt, hebt u de eerste maand in één kolom, de tweede maand in de volgende kolom en de derde kolom toont het resulterende verschil of verschil tussen de eerste twee kolommen. Bedrijven voeren dit type analyse doorgaans uit op de resultatenrekening. Als u bijvoorbeeld de budgetgegevens vergelijkt met de werkelijke prestaties, heeft u misschien de omzet van deze maand begroot op $ 10.000. Uw werkelijke verkopen kwamen uit op $ 8000, dus u heeft een budget-tot-werkelijkheidsverschil van $ 2.000.

Positieve afwijkingen

Een budgetverschil is positief, of gunstig, wanneer de werkelijke inkomstenresultaten hoger zijn dan de budgetverwachtingen, of de uitgaven lager zijn dan het budget. U analyseert deze varianties op manieren die rechtstreeks verband houden met het regelitem. Als u bijvoorbeeld een positieve verkoopvariantie vindt, doet u onderzoek om te achterhalen of dit het gevolg is van hoger dan verwachte verkoopprijzen, een groter verkoopvolume of een winstgevendere mix van producten die door uw klanten zijn gekocht. Voor werkelijke uitgaven die onder het budget vallen, wilt u onderzoeken en begrijpen of de oorzaak een eenmalige of zeldzame gebeurtenis is, of uw budget was gebaseerd op slechte aannames, of dat uw bedrijf op continue basis een manier vond om kosten te besparen, onder andere mogelijke verklaringen.

Negatieve verschillen

Negatieve varianties resulteren wanneer de omzet onder het budget valt, of de uitgaven het budget overschrijden. Zowel positieve als negatieve varianties kunnen het gevolg zijn van ofwel regelbare interne gebeurtenissen of oncontroleerbare, vaak extern gestuurde, gebeurtenissen. Afhankelijk van het type bedrijf, zoals een servicebedrijf versus een bedrijf dat een product produceert, kunt u een variantieanalyse uitvoeren op slechts enkele van de meest relevante regelitems in de resultatenrekening. Een fabrikant kan zich bijvoorbeeld richten op afwijkingen in de voorraadprijs van de inventaris of de materiaalopbrengst, terwijl een servicegerelateerd bedrijf mogelijk meer kijkt naar de variabiliteit van de arbeidsefficiëntie.

De resultaten verklaren

Variantie-analyse werkt goed als een hulpmiddel om het management te wijzen op mogelijke zakelijke problemen die van invloed kunnen zijn op de verkoop of de kosten. Gebruik objectieve, nauwkeurige, directe en emotieloze taal om varianties te presenteren en te verklaren, omdat het overdreven betrekken van gedetailleerde uitleg het moeilijk maakt om het precieze probleem en de juiste oplossing te identificeren.

Gebruik een consistente presentatie, zoals het aangeven van de variantie, de reden erachter en het resulterende potentiële of werkelijke effect op de prestaties van het bedrijf. Of het nu gaat om het vergelijken van de ene maand met de daadwerkelijke resultaten met de andere of met het budget of met de daadwerkelijke prestaties, dat maakt een verschil. Als u onderzoek doet naar een begroting-tot-werkelijkheidsvariantie, wees dan op uw hoede voor verschillen veroorzaakt door slecht gemaakte budgettaire veronderstellingen of interne bedrijfspolitiek die ervoor zorgen dat begrotingsdoelen worden gesteld in gunstiger, maar minder realistische termen.