Hoe e-mail voor bedrijven

Sommige eigenaren van nieuwe bedrijven maken de fout zakelijke e-mail te behandelen met hetzelfde respect als een persoonlijke e-mail aan een vriend of familielid. Het is in feite belangrijk om de zakelijke e-mailetiquette en -regels te respecteren, zodat uw contacten u serieus nemen. Als u trots bent op hoe u uw elektronische post schrijft, op dezelfde manier als u formele zakelijke brieven maakt, helpt u uw klanten (potentieel en actueel) te verzekeren van uw professionaliteit.

1.

Voer een onderwerp in dat specifiek betrekking heeft op uw bedrijf met de ontvanger. Als u in het verleden via e-mail geen contact met deze persoon heeft opgenomen, kan hij dit als spam beschouwen als u de onderwerpregel leeg laat of een cryptisch of commercieel bericht opneemt. Zeg bijvoorbeeld in plaats van alleen 'Hallo' te zeggen 'Follow-up met betrekking tot de resultaten van uw advertentiecampagne'.

2.

Formatteer uw zakelijke e-mail als een standaardbedrijfsbrief en begin pas met het schrijven van de hoofdtekst. U hoeft de naam en het adres van de ontvanger niet bovenaan in te voeren. Begroet de lezer met een eenvoudig "Hallo" en de voornaam van de ontvanger indien informeel of titel en achternaam indien formeel. Rechtvaardig de paragrafen - geen inspringing op de eerste regel - en scheid elke alinea met een lege regel.

3.

Vernieuw het geheugen van de lezer of leg uit waarom je contact met hem opneemt in de eerste regel van de e-mail. Als u deze persoon bijvoorbeeld tijdens een evenement in de branche hebt ontmoet en in uw publicatie reclame hebt besproken, zegt u dat in die eerste regel en vermeldt u uw volledige naam. Als je een zaak of ID-nummer hebt gerelateerd aan deze contactpersoon, plaats deze dan prominent boven aan de e-mail.

4.

Spellingcontrole van al uw zakelijke e-mailtekst om ervoor te zorgen dat uw woorden en woordgroepen correct worden samengesteld. Als u de naam van de contactpersoon hebt toegevoegd aan uw e-mailadresboek, controleert u of deze de juiste spelling heeft en het juiste hoofdlettergebruik heeft. Zorg ervoor dat je eigen naam, die zal verschijnen in de "Van" -regel van de ontvanger, ook correct is geschreven.

5.

Beëindig uw zakelijke e-mails met "Met vriendelijke groet, " "Met vriendelijke groet" of helemaal geen aanhef.

6.

Maak een professionele handtekening om al uw zakelijke e-mails te beëindigen. Dit is vergelijkbaar met de kop die u vaak boven aan een zakelijke brief vindt: de andere partij moet weten hoe u contact met u kunt opnemen buiten de e-mail. De handtekening omvat uw volledige naam, functie, adres en andere contactgegevens.

Tips

• Spreek formeel in uw e-mailbrief, net zoals u zou schrijven als dit een gedrukte brief was.
• Onthoud geen bijlagen toe te voegen aan uw eerste e-mailcommunicatie met een zakelijke contactpersoon, tenzij u onlangs hebt besproken wat u op het punt staat te verzenden via de telefoon.
• Gebruik het veld "BCC" als u extra ontvangers aan de e-mail wilt toevoegen, tenzij de hoofdontvanger bekend is en direct met die andere ontvangers werkt.