Hoe besteedt een evenementencoördinator een werkdag?

Verwacht het onverwachte. Dat zou het motto van elke evenementcoördinator kunnen zijn. De meeste planners van evenementen zijn het erover eens dat een typische dag niet bestaat. Vraag het maar aan Carol Rosen, een gecertificeerde speciale evenementenplanner uit Los Angeles. Op een dag maakt Rosen contact met nieuwe leveranciers. De volgende is het opstellen van evenementencontracten. Met brede functies en constante deadlines is het veld snel en veeleisend. "Kortom, er zijn niet genoeg uren op de dag en er zijn niet genoeg weekenden in het jaar", zegt Lou Ann Dunn, een gecertificeerde Master Bridal Consultant en eigenaar van Artful Parties in Salina, Kansas. De stress kan echter de moeite waard zijn. Evenementenplanners zeggen dat niets meer lonend is dan klanten hun droomevenement te geven. Evenementplanning is een van de beste beroepen om op dit moment te zijn, volgens US News & World Report. Nummers van het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics tonen werkzekerheid, met werk van planners voor vergadering en congressen die tussen 2008 en 2018 in totaal met 16 procent zullen groeien.

Routinetaken

Evenementenplanners brengen veel van hun tijd door op kantoor. Voor Rosen betekent dat veel uren op de computer of telefoon met verkopers of klanten, waarbij contracten, productieschema's, plattegronden en andere details worden gemarteld. Rosen zei dat ze 'veel, veel' e-mails krijgt van verkopers die met haar willen werken of op haar voorkeurslijst staan, en ze besteedt elke dag tijd aan het verwijzen naar netwerken en educatieve bronnen. Vanuit het kantoor zorgen event-coördinatoren ook voor onderzoek en kiezen evenementenlocaties, regelen ondersteunende diensten zoals catering, zetten elektronische communicatie op voor evenementen, onderhandelen overeenkomsten met faciliteiten en leveranciers, en maken budgetten die evenementuitgaven projecteren.

Werk dat niet op kantoor is, kan bestaan ​​uit het uitvoeren van aan evenementen gerelateerde boodschappen en het houden van relaties om relaties op te bouwen met locaties en leveranciers zoals fotografen, cateraars en bloemisten.

Idee-ontwikkeling maakt ook deel uit van het werk. Wanneer ze geen aftellingen voor grote evenementen maakt, zei Tiffany Klein, een gecertificeerde evenementplanner met Rosecrest Special Events in San Francisco, dat ze tijdschriften, internet, musea, restaurants en boetiekjes doorzoekt voor decoreren, vendor en locatie-ideeën. "Ik vind het leuk dat elke partij een draai heeft, en ik denk niet dat ik hetzelfde tweemaal heb gedaan, " zei Klein. Als een evenement in behandeling is, is Klein bezig met het bevestigen van menu's, een miljoen keer praten met bloemisten en cateraars om last-minute details glad te strijken, verlichting vast te leggen, feestartikelen te maken en valet parking en coat check te regelen, naast andere taken. "Het zijn de kleine details - de jazzband die tijdens een cocktailuurtje speelt, of vintage Duitse bierviltjes en bierpullen op een Oktoberfest-feest - die een feest echt speciaal en gedenkwaardig maken voor gasten, " zei Klein.

Klantenbijeenkomsten

Samenkomen met klanten is een groot deel van de taak van een evenementcoördinator. Rosen plant "ontmoetingsdagen" om cliënten te raadplegen in een "ontspannen maar professionele sfeer" op haar thuiskantoor. Ze past in twee vergaderingen per dag, met de tijd tussen beide om gebeurtenisgerelateerde bestanden te organiseren. Ze vindt het vooral leuk om met klanten te werken die het ongebruikelijke of het onpraktische vragen - en een manier vinden om de gelegenheid te laten gebeuren. Ze produceerde bijvoorbeeld eens in zeven weken een bruiloft voor een bruid met een klein budget en een moeder met kanker in stadium 4. De moeder was daar om te dansen op de bruiloft van haar dochter en stierf weken later. "Er is niets beter dan een klein wondertje te kunnen werken, " zei Rosen.

Maar werken met klanten gaat niet altijd volgens plan. Verwacht walk-ins of potentiële klanten die zonder afspraak binnenkomen. "Een walk-in kan een dag vernietigen, " zei Dunn. "Het is een oordeel over hoe om te gaan met een walk-in. Het is heel moeilijk om een ​​potentiële klant af te wijzen. Maar aan de andere kant moet u een beslissing nemen over wat het beste is voor u en uw bedrijf. Dat is waar het zijn van een ervaren evenementenplanner helpt. "

Show Time

Crunch-tijd voor evenementcoördinatoren komt tijdens evenementen. Planners moeten bij de hand zijn voor elk evenement, de bewaking van de levering en het opzetten van verkoopproducten zoals voedsel, verlichting of tentoonstellingshokjes, en helpen bij het registreren van deelnemers en het uitgeven van naambadges. Ze regelen het vervoer van en naar het evenement en helpen aanwezigen met het maken van reserveringen. Ook op de takenlijst: Vergaderzalen controleren op voldoende zitplaatsen en audiovisuele apparatuur, en zorgen dat evenementen voldoen aan de brand- en arbeidsvoorschriften. Coördinatoren moeten evalueren of het evenement voldoet aan de doelen van de klant, vaak via enquêtes die vragen om feedback over de ervaringen van de deelnemers. Na de show kan een planner de kosten en baten van het evenement vergelijken om klanten te helpen bepalen of de kosten de moeite waard waren. Voor Klein is de evenementendag de kers op de taart. "Het zien van een klaslokaal, eetzaal of achtertuin omgetoverd tot een feest is echt leuk en bevredigend, " zei ze.

Fysieke eisen

Verwacht geen schema van negen tot vijf. Planners werken mogelijk aanzienlijk meer dan 40 uur per week in de aanloop naar een groot evenement. Tijdens een evenement kunnen de uren lopen van 05.00 uur tot middernacht. Weekenduren zijn ook gebruikelijk. Bijeenkomst- en handelscoördinatoren hebben vaak te maken met uren staan, lopen en tillen. Voor Rosen, die gespecialiseerd is in bruiloften, brengt de druk een grote beloning met zich mee: "De grootste vreugde is iemand helpen een sociale gebeurtenis te produceren die precies is wat ze voor ogen hadden en waar alle elementen naadloos samenkomen."