Maaltijden documenteren met een Per Diem over bedrijfsbelastingen

Wanneer zakenreizen uw werknemers van huis weghalen, is tenminste een deel van de kosten van hun maaltijden aftrekbaar. De IRS wil mogelijk wel gedocumenteerd bewijs dat uw personeel niet alleen het geld als extra inkomen heeft gepakt. In plaats van dat werknemers hun uitgaven bijhouden, maaltijd per maaltijd, kunt u ze een dagelijkse vergoeding betalen voor maaltijden en mogelijk andere uitgaven zoals logies. Zolang uw bedrijfsbeleid voldoet aan de IRS-regels voor dagboeken, hoeven uw reizende werknemers geen verslag te verstrekken van elke maaltijd die zij hebben gekocht.

1.

Stel een dagtarief voor werknemers in dat gelijk is aan of lager is dan het standaard federale tarief. In 2010 was bijvoorbeeld het standaard tarief voor maaltijden voor de meeste kleine gemeenschappen $ 46, hoewel werknemers die naar grotere steden reizen, meer ontvingen. IRS publicatie 1542 geeft specifieke stad-voor-stad tarieven.

2.

Instrueer uw werknemers om hun zakenreizen bij te houden. Met een dagboek hebt u voor elke maaltijd geen ontvangstbewijs nodig; de formulieren waaruit blijkt dat u het dagvergoedingsbewijs hebt betaald, zijn een bewijs van kosten, als het federaal is. U zult echter een schriftelijke verklaring, een logboek of ander document nodig hebben met de data dat uw medewerker de stad uit was, de bestemming en het zakelijke doel van de reis.

3.

Accepteer ontvangsten voor eventuele maaltijdkosten die boven het federale dagloontarief gingen. Als uw werknemer $ 200 zou moeten uitgeven aan een zakelijke maaltijd met een klant en u haar terugbetaalt, hebt u een kwitantie voor de maaltijd nodig voor het geval de IRS ooit controleert. U moet ook de bovenmatige vergoeding - het bedrag boven het standaard federale dagloon - op het W2 van de werknemer melden.

4.

Bewaar de uitgavenrecords in uw bestanden gedurende drie jaar. Gewoonlijk snijdt het statuut van beperkingen van de IRS drie jaar na het indienen van uw belastingen af, tenzij u wordt verdacht van fraude of opzettelijk een onderrapportage van 25 procent of meer van uw inkomsten.

Tip

• Als u op zakenreis bent, als eigenaar van het bedrijf, moet u een ontvangstbewijs voor elke afzonderlijke maaltijd bijhouden om aan de IRS te voldoen, zelfs als u een dagboek hebt. Hetzelfde geldt als u een dagvergoeding betaalt voor een werknemer die ook lid is van uw gezin.