Hoe schrijf je een Bill of Sale?

Wanneer u iets van waarde verkoopt, is het een goed idee om uw klant documentatie over de transactie te verstrekken. Als u de koper bent, is het in uw eigen belang om bewijs te hebben dat het artikel nu van u is. Een verkoopdocument is het soort geschreven document dat al eeuwenlang wordt gebruikt om dit doel te bereiken, aldus Nolo.com.

Functie

Een verkoopbevek dient om de voorwaarden en condities van een verkoop schriftelijk vast te leggen en de koper te bewijzen dat het eigendom aan haar is overgedragen. Wanneer uw bedrijf een verkoop uitvoert, is de factuur van verkoop nuttig als een record voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden. Rekeningen van verkoop worden gebruikt - en soms vereist door de staatswet - wanneer een bedrijf auto's, boten en een verscheidenheid aan andere eigendommen verkoopt, zoals apparatuur, computers, elektronica en meubels.

Basis informatie

Er bestaat geen enkel formaat voor een factuur, maar er moet duidelijk worden vermeld dat uw bedrijf het eigendom van het onroerend goed overdraagt ​​aan de koper. Over het algemeen wordt het item plus een beschrijving opgenomen, samen met identificerende informatie zoals het serienummer van het product. De naam van uw bedrijf, de prijs, de datum en de locatie van de verkoop moeten op de factuur worden vermeld. Mogelijk moet u de naam van de koper vermelden. In een verkoopbevestiging moet worden vermeld of de verkoop een garantie bevat of dat u het item 'zoals het is' verkoopt.

Procedure

U kunt een factuur met de hand uitschrijven. Wanneer u een bedrijf runt en regelmatig wissels verstuurt, is het gebruik van een gedrukt formulier echter eenvoudiger en bespaart u tijd. Algemene verkoopbrieven zijn verkrijgbaar bij winkels voor kantoorbenodigdheden. U kunt ook de sjablonen voor facturen online vinden en deze meestal gratis afdrukken. Een verkoopdocument moet worden opgesteld op het moment van verkoop en aan de klant worden gegeven nadat de betaling is ontvangen. Als verkoper moet u de factuur ondertekenen. Voor kleine artikelen hoeven uw klanten mogelijk niet te ondertekenen, maar mogelijk voor grote transacties zoals het eigendom van een auto overdragen. Geef de koper een kopie van de voltooide koopakte en bewaar een nieuw exemplaar voor uw administratie.

overwegingen

Sommige overdrachten van eigendom, zoals de verkoop van een auto of boot, worden gereguleerd door overheidsinstellingen. Typisch gaat het bij deze verkopen om objecten waarvoor een titel vereist is. In sommige staten dient de titel zelf als een verkoopakte. In andere is een apart document nodig. Staten kunnen eisen dat een verkoopbevestiging voldoet aan specifieke criteria, dus u moet contact opnemen met de bevoegde overheidsdienst voor het soort onroerend goed. Mogelijk moet u ook uw handtekening als verkoper laten notariëren. Als u auto's, bestelwagens en andere motorvoertuigen verkoopt, moeten de kilometerstand en een beschrijving van de staat of de geschiedenis van het voertuig op de factuur worden vermeld. In sommige landen is dit verplicht.