Hoe medewerkersproblemen en een verbeterplan te documenteren

Het documenteren van prestatieproblemen van medewerkers kan tijdrovend zijn, en reeds overbelaste managers in het kleinbedrijf kunnen twijfels hebben over de waarde van documentatie of prestatieverbeteringsplannen. De meeste bedrijven in de Verenigde Staten zijn beschikbaar, wat betekent dat een werknemer op elk moment kan worden ontslagen om een ​​goede reden, een slechte reden of helemaal geen reden. Maar hoewel het sneller en gemakkelijker lijkt om een ​​medewerker te ontslaan, zijn er aanzienlijke voordelen - zowel op het gebied van dollars, aansprakelijkheid als het algemene moreel van de werknemer - om hem te helpen verbeteren.

1.

Houd notities bij van elk probleem dat u heeft waargenomen. Vermeld details over wat er is gebeurd, waar en wanneer het incident plaatsvond, of er getuigen waren, de negatieve gevolgen en het beleid en de procedures werden geschonden. Registreer statistische gegevens, of de frequentie van het gedrag van de werknemer in vergelijking met het werkgroepgemiddelde, indien van toepassing. Documenteer bijvoorbeeld het aantal keren dat de werknemer te laat was in vergelijking met het aantal totale werkdagen, of het aantal fouten dat de werknemer maakt in vergelijking met het gemiddelde aantal fouten gemaakt door collega's.

2.

Bespreek de probleemincidenten met de medewerker - uw documentatie is nutteloos als er niet op wordt gereageerd of als de werknemer zich niet bewust is van het probleem. Maak kennis met de medewerker om het probleem te bespreken en hem een ​​kopie van de documentatie te bezorgen. Vraag hem om de reden voor het probleemgedrag uit te leggen en mogelijke oplossingen met hem te strategieën.

3.

Vat het gesprek samen in een geschreven verbeterplan. Het plan moet duidelijke verwachtingen bevatten - en elk beleid of elke procedure die aan die verwachtingen voldoet - en doelstellingen op korte termijn. Het plan moet ook de onderling overeengekomen oplossingen voor verbetering samenvatten.

4.

Neem specifieke, meetbare doelen op met een tijdsbestek om te bereiken. Bijvoorbeeld: "U kunt uw foutenpercentage verlagen tot 5 procent of lager voor de maand april." Geef de datums op voor de follow-up: "Uw voortgang zal maandelijks worden beoordeeld."

5.

Maak kennis met de medewerker om haar voortgang te bekijken. Pas het verbeterplan aan, indien nodig, en documenteer zowel de wijzigingen in het plan als de vergadering zelf. Als er geen blijvende verbetering wordt bereikt, moet er vooruitgang worden geboekt naar ernstiger vormen van discipline.

Tip

• Documenteer elk gesprek dat u hebt met de medewerker en laat hem tekenen voor ontvangst van het document. U kunt ook kleine problemen in een e-mail samenvatten om documentatie met datum en tijdstempel te krijgen.