Hoe schrijf ik een zakelijke brief met behuizing?

In de normale bedrijfsuitoefening moet uw bedrijf verschillende brieven gebruiken om te communiceren met klanten, verkopers, verkoopleads, werknemers en een verscheidenheid aan andere mensen. Hoewel formele zakelijke brieven enigszins verouderd lijken in een zeer digitale wereld, zal het weten hoe je een brief en toepasselijke bijlagen goed kunt formatteren en opstellen, ervoor zorgen dat jij en je bedrijf als een professionele organisatie worden beschouwd.

Geef een duidelijk doel aan

Geef bij het schrijven van uw zakelijke correspondentie duidelijk uw doel aan en sluit uw bericht rechtstreeks aan op de items die u bijsluit. Mogelijk volgt u een verzoek om informatie over uw bedrijf, stelt u zich voor aan een potentiële klant of benadert u een belegger met een zakelijk voorstel. Wanneer de ontvanger weet waarom je schrijft, zullen de bijlagen die je verzendt logischer zijn en worden bekeken via de lens van de informatie in je brief.

Bijlagen nodigt uit tot voortdurend engagement

• Verteerbare informatie: met de komst van e-mail is de hoeveelheid communicatie rond digitale snelwegen enorm. De gemiddelde werker ontvangt dagelijks tussen de 100 en 200 e-mails en kan zeker niet alle informatie vervat in elke e-mail verwerken. Een afgedrukte brief kan zich onderscheiden van de digitale inbox en de aandacht van een lezer trekken. Nodig uw lezer uit om meer aandacht te besteden aan het lezen van uw bijlagen om meer informatie over uw bedrijf te krijgen of om te reageren op uw voorstellen.

• Feedback: Hoewel brieven een vorm van communicatie zijn, zijn ze nogal eenzijdig. U hebt de mogelijkheid om uw bericht te bezorgen, maar u ontvangt geen feedback van de persoon aan wie u schrijft. Bijlagen laten je de andere kant van het 'gesprek' horen. Ze vragen om een ​​reactie door middel van een retourkaart, e-mail of het invullen van een formulier en geven u een idee van hoe goed uw bericht is ontvangen.

Voorbeelden van behuizingen

Er zijn geen vaste regels voor wat bij uw brief kan worden gevoegd. Stuur echter alleen wat essentieel is voor uw doel. Overlaad de ontvanger niet met zoveel materiaal dat ze zich overweldigd voelen; je wilt dat ze het materiaal lezen, niet weggooien. Voorbeelden van behuizingen zijn:

• Brochures - documenten die informatie bevatten over uw bedrijf, producten of diensten
• Wettelijke documenten - Privacybeleid Verklaringen, vrijgaveformulieren
• Bid Sheets - applicaties voor leveranciers om werkzaamheden voor uw bedrijf uit te voeren
• Belastingformulieren - W-9 belastingdocumenten die u moet bijhouden

De letter voor behuizingen formatteren

Een formele zakelijke brief moet de lezer ervan bewust maken dat u documenten bijsluit. Het is een goed idee om de documenten bij naam te noemen en als ze een reactie vereisen, vermeld dat dan ook. Bijvoorbeeld: "Vul het bijgevoegde W-9-formulier in en stuur het terug vóór 31 december." Aan het einde van uw brief bevatte twee regels onder uw handtekening een van de volgende notaties:

• Behuizingen (2)

• Encl .: Productbrochure (1), klantenreviews (2)

• Enc .: W-9-formulier

In het verleden was de standaardtaal voor het vermelden van bijlagen de uitdrukking "Ingesloten, vind je ...". Deze zin is echter verouderd en valt buiten gebruik. U hebt uw lezer immers al verteld dat u de documenten bijsluit, zodat u ze niet hoeft te vinden. Gewoon schrijven, "Ik voeg _ _ _ toe ", zou moeten volstaan.

Enclosures in the Digital World

Omdat er veel zakelijke correspondentie via internet plaatsvindt, kan een groot deel van uw zakelijke brief schriftelijk plaatsvinden als e-mail. In dit geval voegt u documenten elektronisch toe en kunt u de tekst omschakelen om de wijziging weer te geven. Zorg ervoor dat u documentbestanden in de juiste formaten en in redelijke downloadbare formaten bewaart.

Controleer voor verzending

Zorg ervoor dat u uw bijlagen bij uw brief plaatst voordat u deze verzendt. Evenzo, als u een e-mail verzendt, zorg er dan voor dat u uw documenten daadwerkelijk bijvoegt. Hoewel het gemakkelijk is om deze fout te maken, kan het opduiken van dit detail uw professioneel imago schaden en de ontvanger de indruk geven dat u geen aandacht besteedt aan details.