Voorkant van het kantoor reserveringsprocedures

Hotels laten hun geld vaak leeglopen omdat hun reserveringsproces niet goed is gepland, waardoor gasten gefrustreerd kunnen raken en ze een andere slaapplaats kunnen vinden. Reserveringen zijn de meest betrouwbare inkomstenstroom voor veel hotels en hebben invloed op alles van winstmarge tot personeelsbezetting. Door ervoor te zorgen dat gasten de accommodaties krijgen wanneer ze deze verwachten, is de eenvoudigste manier voor een hotel om klachten te verminderen en de gasttevredenheid te verhogen.

Een kamer vinden

Wanneer een gast belt om een ​​kamer aan te vragen voor een specifieke plaats en tijd, wordt dit de beschikbaarheid van de controle genoemd. De meeste hotels hebben een beheersysteem dat reserveringsmedewerkers de soorten en soorten kamers vertelt die beschikbaar zijn voor bepaalde periodes en geeft de prijzen voor die kamers weer. Reserveringsmedewerkers moeten, zodra ze een kamer voor de gast hebben gevonden, een korte beschrijving van de faciliteiten geven. De beschrijving moet de grootte van het bed en het aantal bedden in de kamer vermelden, evenals eventuele speciale accommodaties, zoals een koelkast of een balkon.

Verzoeken en garanties

Een cruciaal onderdeel van een hotelreserveringsprocedure is om speciale verzoeken te noteren, zodat ze goed worden ondergebracht. Als een bepaald kamertype niet beschikbaar is, boeken gasten bijvoorbeeld een ander kamertype en vragen ze om hun oorspronkelijke voorkeur te noteren. Als alternatief kan een gast een wieg of een vouwbed voor een kind nodig hebben. Zodra de accommodaties zijn afgehandeld, wordt gasten vaak gevraagd om een ​​kamer met een creditcard te garanderen. Sommige procedures van het hotel staan ​​een tijdelijke wacht zonder creditcard toe in afwachting van een aanbetaling.

Beleid en procedures

Aangezien reserveringen bedoeld zijn om te voorkomen dat een hotel wordt oververkocht, moet een potentiële gast begrijpen dat het annuleringsbeleid van de reservering kan voorkomen dat kamers onnodig worden vastgehouden. Evenzo moet een gast weten hoe laat hij een kamer kan inchecken en hoe laat hij moet uitchecken. Reserveringsprocedures moeten front office-klerken aanwijzen om deze duidelijk te maken aan de gast voordat de reservering voltooid is. Een goede reserveringsprocedure bevat instructies over parkeren en eventuele bijbehorende vergoedingen, evenals de beschikbaarheid van luchthaven- en openbaar vervoer over land.

Sterke bevestigingsprocedure

Recapitulatie van de reservering is mogelijk het meest cruciale onderdeel van het proces. Hiermee kan de reserveringsmedewerker duidelijk omschrijven wat zij voor de gast heeft aangegeven en voor de gast om de voorwaarden van de kamer te horen. De medewerker van het hotel moet het kamertype herhalen, met speciale verzoeken, de dag en de datum van aankomst en vertrek, de kosten van de kamer en het garantie- en annuleringsbeleid. Zodra alle informatie is herhaald en de gast akkoord gaat, geeft de reserveringsklerk een reserveringsbevestigingsnummer dat de gast kan gebruiken bij het inchecken of bij toekomstige oproepen.