High-Tech Asset Inventory-procedures

Met hoogwaardige technologie moeten accountants en voorraadtoezichthouders de juiste methoden voor het volgen van artikelen op voorraad begrijpen. Printers, moederborden, harde schijven en draagbare geheugenapparaten vormen elk een unieke uitdaging om de voorraadtotalen actueel en nauwkeurig te houden. Door aanpassingen aan basisinventarisatieprocessen aan te brengen, kunnen werknemers en managers die afhankelijk zijn van nauwkeurige voorraadtotalen, de voorraden in hun winkels, magazijnen en distributiecentra effectief beheren.

Fysieke inventaris telt

Een van de traditionele hightech inventarisatieprocedures voor activa is de fysieke telling. Medewerkers en managers op de vloer sorteren elk item door en tellen ze met de hand. Tellers kunnen ook de kwaliteit en ouderdom van hightechactiva onderzoeken om te bepalen of ze nog steeds geschikt zijn voor verkoop. Een vergelijking tussen huidige voorraden en verwachte tellingen uit een opgesteld inventarisrapport kan uitwijzen of het aantal items in de schappen overeenkomt met het totaal dat het management verwacht.

Voorraadmarkering

In gevallen waarin sommige hightechcomponenten een vergelijkbaar uiterlijk kunnen hebben als het ongetrainde oog, kan een tagging-systeem inventarisatie-werknemers helpen hen van elkaar te onderscheiden. De tags helpen ook bij het bijhouden van voorraad met vergelijkbare items van verschillende merken. Deze tags kunnen een voorraadhoudingseenheidnummer bevatten, ook wel een "SKU" genoemd, om op elkaar lijkende onderdelen van elkaar te onderscheiden. Een SKU-tag kan bijvoorbeeld een nummer voor een moederbord van een Intel-merk bevatten, terwijl een tag met een andere SKU op een bord van het ASUS-merk kan worden geplaatst.

Voorraadcategorisatie

Omdat er zoveel verschillende soorten hightech-activa beschikbaar zijn, is een categoriseringssysteem van essentieel belang voor het bijhouden van nauwkeurige inventarisgegevens. Het categorisatiesysteem moet inventarisbeheerders in staat stellen verschillende typen activa te onderscheiden in subsecties die logische conclusies volgen. Computeronderdelen kunnen bijvoorbeeld worden opgesplitst in moederborden, geheugen, harde schijven, voedingen en randapparatuur. De categorie randapparatuur kan worden onderverdeeld in subcategorieën zoals printers, muizen, toetsenborden, luidsprekers en draagbare geheugenopslagapparaten.

Voorraadvoorzorgsmaatregelen

Een van de belangrijkste problemen met veel high-tech inventarisatie van activa is het voorkomen en verminderen van diefstal, een praktijk die bekend staat als 'verliespreventie'. De incidentie van diefstal uit voorraadraden, ook wel 'derving' genoemd, is een groot probleem voor winkeleigenaars en voorraadbeheerders. Aangezien sommige hightech-activa zowel draagbaar als waardevol kunnen zijn, moeten voorraadbeheerders voorzorgsmaatregelen nemen om diefstal van deze verleidelijke artikelen te voorkomen. Een manager kan het telproces begeleiden of de toegang tot waardevolle items beperken.