Hoe een gap-analyserapport te schrijven

Heeft u ooit naar het succes van uw concurrenten gekeken en bij uzelf gezegd: "Wat mis ik?" Kleine en grote bedrijven maken een strategische oefening door, een gap-analyse genoemd om die vraag te beantwoorden, evenals alle andere vragen die een bedrijf weerspiegelen ambitieuze doelen. Een traditionele gap-analyse kijkt naar de huidige stand van zaken van uw bedrijf, vergelijkt deze met waar u wilt dat uw bedrijf is en stelt vervolgens een plan voor om de lacunes in te vullen.

Waar wil je zijn?

Stel dat u bijvoorbeeld een bruidswinkel heeft. U verkoopt veel bruidsjurken aan lokale klanten die winkelen op uw winkellocatie. U hebt onlangs echter opgemerkt dat een geweldige bruidswinkel in een andere staat een spiffy website heeft voor online verkoop en een on-site huwelijkscoördinator die een speciaal evenement-inkomen aan de winkel toevoegt. En dus wilt u dat uw bedrijf meer op die succesvolle onderneming lijkt. De strategische manier om uw winkel van punt A naar een ambitieus punt B te verplaatsen, is door een analyse van de verschillen te maken.

Deel een van een gap-analyse bepaalt uw ambities. Wat probeer je te veranderen? Dus droom, spreek met uw werknemers zodat u een visie kunt opstellen en definieer hoe de toekomstige situatie van een huidig ​​probleem eruit ziet. Beschrijf wat u wilt dat uw bedrijf op papier heeft, met behulp van elk formaat dat geschikt is voor de problemen waar u zich mee bezighoudt.

Een tekstbeschrijving, foto's, lijsten, grafieken en grafieken zijn allemaal geschikte hulpmiddelen om te gebruiken bij het schetsen van uw visie. Dit gedeelte hoeft niet lang te zijn, maar het moet een duidelijke visie bieden.

Deel twee van een gap-analyse geeft een realistisch beeld van uw huidige bedrijf en middelen in relatie tot waar u in de toekomst wilt zijn. Als u op zoek bent naar een uitbreiding, hoeveel werknemers heeft u dan? Wat zijn hun vaardigheden en zijn ze competent in gebieden die niet worden gebruikt door hun huidige functie? Weet u precies hoe snel u voorraad kunt aanvullen? Hoe gezond is uw cashflow en reserves?

Een eenvoudige manier om deel twee van een gap-analyse op papier in te vullen, is door een tabel in te stellen met de eerste kolom met het label 'Current State'. Geef in deze kolom alles op - zoals ze nu staan ​​- dat u moet wijzigen of verbeteren om te voldoen aan het doel dat je in gedachten hebt. In het voorbeeld van de bruidswinkel kan de eigenaar de volgende zwakke punten noemen:

• Saaie website

• Geen technische expertise op personeel

• Geen event-planning expertise op personeel

• Beperkte kasreserves om de voorraad uit te breiden

In een tweede kolom met het label 'Toekomstige status' worden alle droomattributen vermeld die overeenkomen met uw huidige bedrijfsstatus. Dus in het voorbeeld van de bruidswinkel kan de eigenaar een lijst maken van:

• Viable eCommerce-website

• Website manager op personeel

• Evenementplanner op personeel

• Uitgebreide inventaris

Label kolom drie "Gap" en geef een Ja of Nee aan als er een gat is tussen de huidige en de toekomstige status. In het voorbeeld van de bruidswinkel moet elke rij een ja-indicatie hebben.

Kolom vier moet een eenvoudige beschrijving zijn van de opening tussen de eerste en de tweede kolom. In het voorbeeld van de bruidswinkel kunnen de gap-beschrijvingen er als volgt uitzien:

• Gebrek aan technische expertise

• Vaardigheden tekort aan personeel

• Vaardigheden tekort aan personeel

• Gebrek aan financiële middelen

De beschrijving geeft alleen maar aan wat er ontbreekt. Het plan om van punt A naar punt B te gaan, staat in het volgende gedeelte.

Factoren, remedies en acties

Deel drie van een gap-analyse is het resultaat van de oefening. Identificeer eerst elke factor die een rol speelt in de kloof die wordt geïdentificeerd in uw deel twee grafiek. Factoren kunnen zaken zijn als slecht zakelijk krediet dat van invloed is op uw vermogen om voorraadniveaus te verhogen of een slecht wervingsproces waardoor het moeilijk wordt voor uw winkel om personeel te behouden. U wilt specifiek zijn en elke factor identificeren die bijdraagt ​​aan de hiaten.

Ten slotte zou elke factor corresponderende actiestappen moeten hebben die het probleem kunnen oplossen. Als een factor in een hiaat betrekking heeft op de vaardigheden van uw werknemers, kan een actie stap zijn om extra personeel aan te nemen, een training aan te bieden of een deel van een project uit te besteden terwijl u de interne capaciteit vergroot. Als krediet een probleem is, zou een actie kunnen zijn om een ​​lokale leverancier te onderzoeken die bereid is om met u samen te werken om de voorraad uit te breiden.

Actiestappen moeten specifiek zijn en als u ze allemaal samen bekijkt, moeten ze een plan vormen om alle leemtes in resources aan te pakken die voorkomen dat uw bedrijf zijn ideale staat bereikt.