Bestandsorganisatie technieken

Het onderhouden van een georganiseerd archiveringssysteem heeft veel voordelen en in de bedrijfswereld kan dit soort organisatorische vaardigheden u helpen uw productiviteit en efficiëntie te verhogen. Omdat bestandsbeheersystemen vele vormen aannemen, is het belangrijk om opmaaktechnieken te ontwikkelen die voor u werken en hun beoogde doel dienen.

Weet wat je moet opslaan

Het is tijd om je te organiseren, dus begin met het doorlopen van de stapel bestanden op je bureau en bepalen wat je moet opslaan. Door documenten te sorteren, krijgt u een idee van welke typen organisatietechnieken u moet instellen, op basis van wat voor soort informatie u moet archiveren. Maak subpalen volgens de categorieën die u bepaalt, zoals 'clientbestanden', 'financiële bestanden' of 'marketingbestanden'. Zorg er tijdens het sorteren van uw documenten voor dat u de bestanden die u niet langer nodig heeft, of plaats ze in de archieven van uw bedrijf.

Als u elektronische bestanden moet organiseren, voer dan dezelfde activiteit uit met behulp van de elektronische documenten. Maak elektronische submappen en zet uw documenten in de map, afhankelijk van het soort bestanden dat ze zijn. Verplaats oude en verouderde documenten naar de prullenbak van uw computer.

Alfabetische volgorde

Zodra u al uw subpalen heeft voltooid en u weet wat u moet indienen, kunt u erachter komen hoe de documenten zo georganiseerd kunnen worden dat u gemakkelijk toegang krijgt tot de informatie. Volgens de Staatsbibliotheek van Texas en de Archives Commission zijn alfabetische archiveringssystemen een van de meest elementaire en meest gebruikte bestandsorganisatie-technieken. Alfabetisch archiveren heeft te maken met het organiseren van uw documenten volgens de letters van het alfabet en kan op papier of elektronisch worden gedaan. Als u ervoor kiest om uw documenten te alfabetiseren, rangschik dan bestandsmappen die van A tot Z zijn gelabeld en die worden opgeslagen.

Chronologische volgorde

U kunt een chronologische organisatietechniek gebruiken voor het archiveren, waarbij bestanden worden gerangschikt op basis van de datum of volgorde van datums. Het ondernemersnetwerk (een online hulpmiddel voor ondernemers) beveelt het gebruik van een chronologische organisatietechniek aan, omdat het archiveren en toegang tot records handiger wordt. Dit type organisatiesysteem kan met name handig zijn bij het wegzetten van bestanden van vergaderingen. Maak voor harde en elektronische bestanden mappen die zijn onderverdeeld in weken, maanden, kwartalen of jaren - afhankelijk van uw behoefte.

Het proces onderhouden

Het is gemakkelijk om die papieren op en neer te laten gaan, maar het instellen van een archiveringsproces is nuttig. Wanneer er nieuwe documenten op uw bureau komen, probeer ze zo snel mogelijk weg te vijlen. Dit bespaart u tijd op de weg van het hebben van een grootschalig indieningsproject. Als u documenten niet meteen kunt archiveren, plaatst u ze in een archieflade in dezelfde volgorde die u hebt vastgesteld (alfabetisch of chronologisch). Dit zal uw dossierinspanningen, later, sneller maken.