Richtlijnen voor zakelijke communicatie

Gezoete communicatieve vaardigheden stellen een ondernemer en werknemers in staat om berichten effectief over te brengen. Of het nu gaat om een ​​memo, een vergadering of een telefoongesprek, effectieve communicatie is nodig om een ​​bedrijf soepel te laten werken. De richtlijnen voor effectieve communicatie zijn eenvoudig: presenteer een duidelijke boodschap en zeg dit zo snel en bondig mogelijk. De geadresseerde van het bericht zou niet moeten puzzelen om de bedoelde betekenis van het bericht te onderscheiden.

Definitie

Zakelijke communicatie is het doorgeven van informatie tussen twee of meer personen of groepen. Communicatie kan verschillende vormen aannemen: verbaal, elektronisch, schriftelijk en non-verbaal. Om communicatie effectief te laten zijn, moet de verzender een duidelijke boodschap overbrengen, ongeacht het gebruikte voertuig. Aan de andere kant moet de ontvanger erkennen dat hij de boodschap van de afzender heeft gehoord en begrepen.

Betekenis

Zonder communicatie zou zakendoen een uitdaging worden voor alle betrokkenen. Medewerkers zouden geen idee hebben wat er van hen wordt verwacht, bedrijven kunnen geen klanten bereiken en klanten weten niet van wie ze iets kopen. Werkgevers zouden op geen enkele manier praktijken, procedures en regels kunnen overbrengen aan hun werknemers. Zaken zoals we die kennen, zouden in een dergelijke omgeving niet kunnen bestaan.

Types

Er zijn verschillende soorten communicatie en deze zijn allemaal nodig om een ​​bedrijf goed te laten functioneren. Verbale communicatie is het doorgeven van informatie via face-to-face of telefonische discussies tussen twee of meer mensen. Schriftelijke communicatie omvat brieven, memo's, e-mail en handleidingen. Elektronische communicatie omvat e-mail, instant messaging en andere vormen van online communicatie. Non-verbale communicatie is het overbrengen van een boodschap zonder te spreken, en omvat gebaren zoals knikken, hoofdschudden en andere soorten lichaamstaal. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat, ongeacht de communicatiemodus, de boodschap duidelijk is, het juiste niveau van belangrijkheid overbrengt en wordt afgeleverd met een gelijkmatige en respectvolle toon.

richtlijnen

Effectieve zakelijke communicatie komt ter zake, vermijdt jargon en wordt gepresenteerd met de beoogde ontvanger in gedachten. Gebruik bijvoorbeeld geen drie zinnen om te zeggen wat er in één zou kunnen worden gezegd. Het bericht, indien geschreven, zou moeten klinken alsof de verzender rechtstreeks tegen de lezer spreekt en niet mag worden gebruikt als een voertuig om te pronken met uw vocabulaire. Voor alle communicatiemethoden is het gebruik van voorbeelden een effectieve manier om een ​​punt over te brengen.

overwegingen

Non-verbale communicatie moet overeenkomen met het bericht dat wordt geleverd met de verbale of schriftelijke communicatie. Een non-verbale cue kan ervoor zorgen dat het bericht onduidelijk is of zelfs in tegenspraak met het bericht. Als een manager bijvoorbeeld zijn werknemers vertelt dat hij een open deurbeleid heeft, maar daarbij zijn armen en fronsen opvouwt, is wat de manager feitelijk overbrengt, misschien onbewust, dat hij zich niet druk maakt over de problemen van zijn werknemers.