Goede manieren om zakelijke documenten te versleutelen

Iedereen die toegang heeft tot uw e-mail of uw computer kan uw zakelijke documenten in handen krijgen. Als u gevoelige informatie opslaat of verzendt, kunt u uw bedrijf of uzelf in gevaar brengen. Encryptie stelt u in staat uw documenten te beschermen tegen nieuwsgierige blikken. Er zijn twee soorten codering en verschillende programma's die het aanbieden.

Hoe versleuteling werkt

Wanneer u een document codeert, voert u een cijfertoets in. De coderingssoftware gebruikt een algoritme, of een wiskundige formule, om uw tekst om te zetten in cijfertekst, waardoor de bewoording voor niet-geautoriseerde kijkers verstoord wordt. Iedereen die het document wil bekijken, moet de cijfertoets kennen of een certificaat hebben ingebouwd in zijn documentviewer of e-mail die de sleutel bevat.

Typen codering

Symmetrische codering duwt uw document door een coderingssoftware, die een sleutel genereert. Het symmetrische coderingsprogramma verzendt vervolgens uw documenten en de sleutel afzonderlijk naar de kijker. De kijker heeft hetzelfde symmetrische coderingsprogramma nodig om het document te bekijken. Asymmetrische codering heeft twee sleutels: een publieke en een private sleutel. De software gebruikt de openbare sleutel om uw document te coderen en de privésleutel om een ​​document te decoderen. Hoewel beide typen codering basisbescherming bieden, is asymmetrische codering moeilijker te kraken en veiliger voor gevoelige documenten.

Ingebouwde codering

Veel e-mailclients bieden ingebouwde codering voor uw e-mailberichten. Deze versleutelingssoftware biedt een sleutel voor alle e-mailberichten die u verzendt of documenten die u als bijlage aan e-mail toevoegt. Verschillende populaire tekstverwerkingsprogramma's bieden ook ingebouwde codering. Normaal gesproken moet u een codering afzonderlijk toevoegen aan elk document dat u wilt beschermen. Over het algemeen gebruiken ingebouwde programma's symmetrische codering.

Optionele codering

Voor extra bescherming kunt u afzonderlijke coderingssoftware gebruiken om uw documenten te beschermen. Windows biedt bijvoorbeeld het coderingsbestandssysteem. Met dit systeem kunt u documenten versleutelen en op uw harde schijf opslaan. Symantec biedt een coderingssoftware die bedrijven kunnen gebruiken om mobiele apparaten en laptops te beschermen. Deze software installeert codering voor alle soorten documenten.