Functionele gap-analyse

Gap-analyse beschrijft verschillen tussen vereiste en feitelijke systemen. U kunt het gebruiken om zowel computersystemen als andere zakelijke functies te analyseren. Functionele gap-analyse karakteriseert de verschillen tussen wat een systeem kan doen en wat het zou moeten doen. Functionele gap-analyse kijkt naar hiaten in verschillende soorten functies en bepaalt of de hiaten kritiek zijn of dat de gebruikers van het systeem deze kunnen accommoderen. Voor niet-kritische hiaten biedt de analyse oplossingen die veranderingen in de systeemconfiguratie of gebruikerspraktijken met zich meebrengen.

Identificatie

Spleetanalyse begint met het identificeren van hiaten. In kleine bedrijven is de boekhouding vaak inefficiënt, dus misschien wilt u die functie analyseren. Om functionele hiaten te vinden, moet je duidelijk beschrijven welke functies je nodig hebt. Een dergelijke beschrijving omvat een lijst met functies en parameters zoals uitvoeringstijd, nauwkeurigheid en mogelijke invoer. Je moet beschrijven hoe je verwacht dat het systeem werkt en welke outputs je nodig hebt. Zodra deze factoren duidelijk zijn, kunt u ze vergelijken met het systeem in gebruik of met het systeem dat u voorstelt te kopen. De verschillen zijn de hiaten.

Methodologie

De methode voor het analyseren van de gaten kijkt naar de grootte of het belang van de opening en de richting. U zoekt gaten waar de nieuwe systeemfuncties minder zijn dan wat u nodig hebt. U bent alleen geïnteresseerd in negatieve gaten, want als de richting positief is, overtreft het nieuwe systeem de vereisten. De grootte van de negatieve openingen is belangrijk. Idealiter kun je het uitdrukken in termen van een van de parameters die je kunt meten. Het nieuwe systeem is mogelijk 20 procent langzamer of kan een invoerindeling die u normaal gebruikt niet accepteren. De gap-analyse beschrijft deze negatieve hiaten en drukt hun belang uit in termen van parameters of mogelijkheden.

Remediation

Als je eenmaal weet wat de gaten zijn en hoe belangrijk ze zijn, probeer je manieren te vinden waarop het nieuwe systeem aan je eisen kan voldoen. Als u de boekhouding analyseert en hiaten hebt gevonden, is het nieuwe systeem mogelijk nog steeds een verbetering en wilt u het misschien gebruiken. Soms kan het nieuwe systeem geschikt zijn voor plug-ins of modules die functionaliteit toevoegen, en soms kunnen leveranciers het systeem anders opzetten om aan uw behoeften te voldoen. U kunt vaak kleine hiaten negeren en mogelijk kunt u enkele andere afwijkingen accepteren. Ten slotte kunt u bepalen of wijzigingen in uw vereisten die voor u acceptabel zijn, het systeem doen aansluiten bij de nieuwe behoeften.

Kosten

Wanneer een systeem openingen heeft die wijzigingen vereisen, zijn er extra kosten verbonden aan het gebruik van het systeem. Het herstelgedeelte van de gap-analyse heeft die veranderingen geïdentificeerd en u moet controleren of het zinvol is om door te gaan met het nieuwe systeem. De kostenanalyse vergelijkt de kosten van het aanbrengen van de wijzigingen met een ander systeem. Voordat u de vergelijking kunt uitvoeren, moet u een functionele gap-analyse van het alternatieve systeem uitvoeren om ervoor te zorgen dat het overeenkomt met uw behoeften. U kunt dan de kosten vergelijken.

Kleine bedrijven hebben soms geen effectief projectmanagement, maar hebben bepaalde procedures geïmplementeerd. Een functionele gap-analyse laat u alternatieven vergelijken, de kosten voor verandering vaststellen en identificeert welke verbeteringen u kunt verwachten.

Oplossing

Het kostenvergelijkingsgedeelte van de gap-analyse geeft u twee of meer alternatieven met een kostenstructuur voor het kiezen van elk. Wanneer u uw keuze hebt gemaakt, kan de implementatie van de oplossing worden gebaseerd op de analyse van de kloof voor het beheren van de vereiste wijzigingen en de kosten ervan. De functionele gap-analyse helpt bij het projectbeheer en vermindert projectrisico's.