Trainingstips voor de receptie voor medische kantoren

Medische receptionisten werken bij de receptie van medische kantoren om telefoons te beantwoorden, patiënten te begroeten en geschreven en elektronische communicatie af te handelen. Medewerkers van het medische kantoor verschillen van niet-medische receptionisten omdat ze met patiënten moeten omgaan in tegenstelling tot klanten. Door middel van effectieve trainingsmethoden ontwikkelen receptionisten van medische kantoren de nodige vaardigheden om de drukke sfeer waarin ze werken aan te pakken.

Formele training

Het grootste deel van de training van de medische kantoorreceptionist vindt plaats op de werklocatie, maar sommige werkgevers kunnen van receptionisten eisen dat zij formele training krijgen voorafgaand aan het dienstverband. Dit houdt in dat je ofwel een tweejarige universitair diploma of een eenjarig certificaatprogramma voltooit via een community college of een technische school. Cursussen omvatten medische terminologie, medische verzekering codering en medische kantoorprocedures. Als de arts regelmatig interviews afneemt, kan de receptionist verdere training nodig hebben over hoe om te gaan met media-aanvragen en interviews.

Stel een trainer aan

Een medische officemanager krijgt meestal de verantwoordelijkheid om medische receptionisten op te leiden. De manager volbrengt dit door de nieuw ingehuurde medische receptioniste de artsen, verpleegkundigen en ander personeel te laten ontmoeten en een rondleiding door het gebouw te nemen. De manager bereidt ook een geschreven trainingshandboek voor met uitleg over het beleid, de procedures, de etiquette, de geschiedenis en de verwachtingen van het kantoor, dat wordt gegeven aan de nieuwe receptionist. De manager kan met de nieuwe medewerker gaan zitten om de handleiding door te nemen of hem op zijn gemak door te laten lezen.

Stel de rol van de receptioniste vast

Binnen de parameters van het kantoorbeleid en -procedures, zou de medische office manager de rol van de medische receptionist moeten vaststellen. De officemanager leidt de medewerker op door te wijzen op de verschillende soorten patiënten die de werknemer zal tegenkomen, zoals oudere volwassenen die ziek of slechthorend zijn en woedende patiënten. Managers leggen andere prioriteiten uit, zoals het indienen van medische dossiers, het opnemen van betalingen op de computer en het bijhouden van voicemailberichten en persoonlijke telefoongesprekken tot een minimum. De officemanager kan ook een lijst met andere artsen verstrekken, zodat patiënten worden doorverwezen naar andere artsen als een afspraak niet beschikbaar is.

Regelmatige vergaderingen houden

De officemanager en het personeel kunnen wekelijkse of maandelijkse vergaderingen met de receptionist plannen om de training te versterken met literatuur of visuele presentaties, problemen identificeren en een plan ontwikkelen om tekortkomingen aan te pakken. Nieuwe receptionisten zijn geneigd om zich tijdens de eerste maand van tewerkstelling overweldigd of radeloos te voelen. Officemanagers moeten hun werknemers geruststellen dat deze gevoelens zullen verdwijnen als ze ervaring opdoen met hun werk. Officemanagers kunnen ook een andere medische receptioniste op kantoor toewijzen om op te treden als de mentor van de nieuwe werknemer.