Vier soorten gegevens in een werkblad

Of u nu voor een kleine moeder-en-popbewerking werkt of tot een gigantisch multinationaal bedrijf behoort, spreadsheets zijn waarschijnlijk een waardevol hulpmiddel voor uw bedrijf. Alle bedrijven beheren verschillende soorten gegevens, zoals klantlijsten, voorraad, debiteuren, marketingcontacten en nog veel meer. Spreadsheets maken het gemakkelijk om informatie in te voeren in een werkblad (een enkel tabblad of "pagina" van een spreadsheetbestand) en om de informatie te manipuleren voor presentatie en analyse. Hoewel er veel verschillende soorten gegevens zijn (en vele manieren om ze te karakteriseren), vertrouwt uw bedrijf waarschijnlijk op vier belangrijke soorten informatie voor uw gegevensbeheer.

Dollars, dollars, dollars!

Wat is er belangrijker voor een bedrijf dan het bijhouden van het geld dat binnenkomt en het geld dat u uitgeeft. Spreadsheets zijn ideale hulpmiddelen voor het bekijken en analyseren van het verkeer van geld in en uit uw bedrijf. U kunt een segment van uw werkblad opmaken - selecteer kolommen, rijen of een celbereik - om numerieke vermeldingen te herkennen als geldsymbool. Uw software past automatisch de opmaak toe die u hebt gekozen voor geldinvoer, zoals het toepassen van een dollarteken op het item en het weergeven met twee decimalen om centen te vertegenwoordigen. Er zijn veel manieren om het uiterlijk aan te passen, bijvoorbeeld door een andere valuta-eenheid dan de Amerikaanse dollar te selecteren of de cent-items te verwijderen, wat handig is voor grote bedragen in dollars.

Nummers beheren

Bedrijven houden naast veel geld nog heel veel numerieke gegevens bij. Een deel ervan is eenvoudig tellen, zaken als het aantal voertuigen in het bedrijfsvloot of het aantal keren dat elk van uw klanten telefonisch is gecontacteerd. Andere nummers zijn meer representatief, zoals telefoonnummers van klanten of de burgerservicenummers van uw medewerkers. Sommige bedrijven hebben behoefte aan het bijhouden van lijsten met nog meer gespecialiseerde numerieke gegevens, zoals lengte- en breedtegraden of congresdistrictsnummers.

Uw spreadsheet biedt ook tal van opmaakopties voor dit soort nummers. U kunt de nummers weergeven met of zonder komma's, of met een gestandaardiseerde stijl met streepjes en haakjes, waar van toepassing. Mogelijk wilt u dat uw telefoonnummers worden weergegeven met bijvoorbeeld het netnummer tussen haakjes of socialezekerheidsnummers die streepjes op de juiste plaatsen bevatten.

Tekst als een type gegevens

Klantnamen, productomschrijvingen, steden, landen, e-mailadressen - al deze en meer - worden routinematig ingevoerd in spreadsheets in tekstformaat. Tekst is ongetwijfeld een vorm van data. Uw spreadsheet kan bijvoorbeeld bijna onmiddellijk een lange lijst met namen alfabetiseren omdat het de tekstinvoeringen als gegevens herkent en ze op de juiste manier kan manipuleren.

Besteed aandacht aan uw tekstinvoervelden. U kunt bijvoorbeeld voornamen van klanten in een apart veld van achternamen invoeren. Dit maakt het gemakkelijk om alfabetisch de lijst te sorteren op de voor- of achternaam. Evenzo is het invoeren van een volledig adres in een enkele cel mogelijk niet zo handig als het verdelen van het adres in afzonderlijke velden, zoals Stad, Provincie en Postcode, zodat u snel kunt sorteren op deze parameters.

Tip

• Datums kunnen worden uitgeschreven in tekstformaat of in een gestandaardiseerd numeriek formaat. Als u een gegevensveld of een cellenbereik in uw werkblad als een datumvermelding identificeert, kan uw werkblad eenvoudig heen en weer schakelen tussen numerieke en tekstrepresentaties.

Werkbladformules

Hoewel het geen gegevens zijn, is de mogelijkheid om formules in te voeren een essentieel kenmerk van gegevensbeheer in spreadsheets. Stel je voor dat je gevraagd wordt om de verkopen van de afgelopen vijf jaar voor elk van de meer dan duizend producten te bekijken om te zien waar de verkopen stijgen en waar ze afvallen. Een dergelijke taak handmatig uitvoeren zou dagen, zo niet weken duren en ongelooflijke verveling inhouden. Maar met een goed gemaakte formule of twee, kan een spreadsheet de taak binnen enkele seconden beheren.