Vijf vragen voor transactie-analyse

De nauwkeurigheid van uw financiële overzichten is afhankelijk van correcte analyse en boekhouding van uw zakelijke transacties. U kunt elke transactie in uw boekhoudsysteem invoeren door vijf analytische vragen te beantwoorden. De vragen zijn bedoeld om het type transactie te identificeren, de rekeningen waarop de transactie betrekking heeft en de manier waarop de transactie het rekeningsaldo beïnvloedt. Deze procedure is van kracht, ongeacht of u een productie- of detailhandelbedrijf hebt of een contant of periodetoerekeningsysteem gebruikt.

Welke accounts worden beïnvloed?

Het brondocument registreert de activiteit die aanleiding geeft tot de transactie. Door het brondocument te bekijken, worden de accounts geïdentificeerd die bij de transactie zijn betrokken. Als een klant een geldaankoop doet, zijn de betrokken accounts verkoop en contanten. Als u verbruiksartikelen koopt met contant geld, zijn de betreffende accounts leveringen en contanten. Sommige transacties hebben betrekking op meer dan twee accounts. Als u contante voorraden koopt en de inkoopkorting gebruikt, zijn de betrokken rekeningen voorraad, contant en aankoopkorting.

Welke accountcategorie is er betrokken?

De transactie die is vastgelegd in het brondocument onthult de boekhoudcategorie die wordt beïnvloed. De vijf soorten boekhoudcategorieën zijn activa, verplichtingen, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven van eigenaren. Transacties met contant geld, kantoorapparatuur en inventaris bijvoorbeeld hebben invloed op uw activarekeningen. Transacties met betrekking tot uw openstaande leningen en open leveranciersfacturen hebben invloed op de aansprakelijkheidsrekeningen. Uw verkooptransacties hebben invloed op de omzetrekeningen. Het betalen van de zakelijke rekeningen heeft invloed op uw onkostenrekeningen.

Wat is het accountsaldo?

Elke accountcategorie heeft een debet- of creditsaldo. Activarekeningen zoals contanten en apparatuur hebben doorgaans een debetsaldo. Liability accounts zoals crediteuren en te betalen notes hebben een creditsaldo. Eigen vermogen of aandeelhoudersrekeningen hebben normaal gesproken een creditsaldo. Omzetrekeningen inclusief bruto-omzet en netto-omzet hebben een creditsaldo. Onkostenrekeningen zoals nutsbedrijven en huurlasten hebben normaal gesproken een debetsaldo.

Verhoogt of verlaagt het account?

De transactie bepaalt of het rekeningsaldo stijgt of daalt. Als u bijvoorbeeld een actief koopt, wordt het debetsaldo van dat account verhoogd. Het afsluiten van een zakelijke lening verhoogt het creditsaldo van de passiefrekening. Het maken van een geld- of creditverkoop verhoogt het creditsaldo in de omzetrekeningen. Het betalen van salarissen van medewerkers en zakelijke mobiele telefoonrekeningen verhoogt het debetsaldo in de onkostenrekeningen.

Staan het saldo van debet en tegoeden?

Na het analyseren en invoeren van de transactie moeten de totale afschrijvingen en credits in evenwicht zijn. Het uitvoeren van een proefbalans beantwoordt deze vraag. Het proefsaldo somt alle rekeningen op met een debetsaldo in één kolom en de rekeningen met een creditsaldo in een andere kolom. Het kolombedrag van de debetkoers en het totaal van de credit-kolom moeten hetzelfde zijn. Als dat niet het geval is, kunt u de accounts bekijken die zijn getroffen door de transactie om de fout te vinden en te corrigeren.