Federale richtlijnen voor retentie van werknemers W-4's

Een werknemer dient een W-4 in bij een werkgever om inkomstenbelasting in te houden. De werkgever bewaart dit formulier vervolgens in het personeelsdossier van de werknemer. De Internal Revenue Service adviseert werknemers om inkomsteninhouding bij te werken als persoonlijke omstandigheden veranderen. Volg federale richtlijnen voor het behoud van werknemers W-4's in uw kleine bedrijf om ervoor te zorgen dat uw administratie adequaat, wettig en volledig is.

Federale inkomstenbelasting inhouding van documenten

De federale overheid omvat een verscheidenheid aan documenten in de groep van inhouding van documenten die een werkgever moet behouden. Volgens een publicatie van Automatic Data Processing Inc. moeten werkgevers alle gegevens bewaren die betrekking hebben op werknemersbetalingen, belastingaangiften en stortingen. Dit mandaat heeft betrekking op federale, socialezekerheids-, Medicare- en federale werkloosheidsbelasting. Volgens deze richtlijnen moeten werkgevers W-4-formulieren bewaren in overeenstemming met federale vereisten.

Bewaartermijn

De bewaartermijn voor W-4-formulieren is minimaal vier jaar na de datum waarop de belastingen verschuldigd of betaald zijn - de datum die later valt. Deze vereiste is niet alleen van toepassing op W-4-formulieren, maar op alle fiscale arbeidsrecords die de werkgever in zijn bezit heeft. De vier jaar is een minimale richtlijn.

Retentieformaat

Een werkgever mag de W-4-formulieren op papier of elektronisch formaat bewaren, ongeacht het formaat dat de werkgever verkiest. Met de Internal Revenue Service kunnen werkgevers de belastingaangiften elektronisch opslaan op een cd-rom of op de harde schijf van de computer om ruimte te besparen. De elektronische record moet het brondocument identificeren en de W-4 moet bedrukbaar en leesbaar zijn.

Staatsrichtlijnen

Staatsrichtlijnen variëren, maar veel complementaire en spiegelende federale vereisten. Werkgevers moeten de richtlijnen van de overheid volgen voor de toepasselijke staat van het bedrijf. Minimale retentieperioden variëren van geen voor staten zoals Nevada en Tennessee tot zes jaar voor Michigan en acht jaar voor Minnesota. Als de staat van een werkgever langere retentie-eisen heeft dan de federale vereiste, moet de werkgever zich houden aan het vereiste van de staat.

W-4 afvoeren

Nadat de bewaringstermijn is geëindigd, vereist de Wet eerlijke en nauwkeurige krediettransacties dat de werkgever de belastingdocumenten effectief vervreemdt. De Federal Trade Commission suggereert dat werkgevers papieren documenten verbranden, verpulveren of versnipperen. Werkgevers die belastingdocumenten op elektronische media opslaan, moeten de informatie volledig vernietigen of wissen, zodat niemand het kan lezen of reconstrueren.