Federal Grant Accounting Procedures

Zodra u een federale subsidie ​​van een agentschap ontvangt, kunt u verwachten een hele reeks documenten in te vullen, zorgvuldige gegevens te bewaren tijdens de cyclus van uw subsidie ​​en alle programma's en procedures te documenteren die u hebt gevolgd tijdens het gebruik van het subsidiebedrag. Het niet volgen van de federale richtlijnen kan leiden tot een vermindering van het subsidiebedrag, verlies van verdere giften of kosten die aan uw eigen organisatie worden toegeschreven.

Handhaven solide boekhoudkundige procedures

Subsidieontvangers moeten voorspelbare, werkbare boekhoudprocedures ontwikkelen en onderhouden waarin de subsidiegelden en de uitgaven van andere financieringsbronnen duidelijk worden gescheiden. Federale subsidies vereisen dat ontvangers algemeen aanvaarde boekhoudprocedures of GAAP volgen. Zorg voor solide boekhoudprocedures die goed zijn voor al uw uitgaven voordat u zelfs een federale beurs accepteert.

Documenteer elke stap van uw uitgaven

Houd documentatie bij over al uw uitgaven voor federale boekhoudkundige doeleinden. Tijdkaarten moeten worden ondertekend en goedgekeurd door het management als ze worden gefactureerd aan de grant-account. Het bewijs van de geschiktheid van uw subsidieontvangers moet worden gedocumenteerd en opgeslagen. Uw schriftelijke boekhoudregels moeten op elk moment toegankelijk zijn voor federale accountants. Bewaar originele facturen, uitgaven goedkeuringsformulieren, controleer autorisaties en ontvang handtekeningen.

Bouw fail-safes op

Fail-safe procedures kunnen u helpen om uit de problemen te blijven met federale financieringsinstanties. Bouw interne besturingselementen die uw organisatie vereisen om afzonderlijke bestanden voor al uw subsidieprogramma's te bewaren, kopieën van alle subsidiedocumentatie in het bestand te bewaren voor eenvoudige toegang en recensies in te stellen om ervoor te zorgen dat de uitgaven in een bepaald gebied de beschikbare kredieten niet overschrijden. Vereist een verklaring voor alle uitgaven en handtekeningen. Ontwikkel besturingselementen om cashuitgaven bij te houden en te boeken, en benoem één persoon om het laatste woord te hebben over alle uitgaven.

Ontwikkel en volg een budget

U kunt zich houden aan de parameters van de subsidie ​​als u zich ontwikkelt en een strikt budget volgt en regelmatig de verschillende accounts controleert. Vergelijk elke maand uw werkelijke uitgaven met het budget en voer onmiddellijk correcties uit die van invloed zijn op het totale budget. Stel een planning in voor budgetcontroles en houd u eraan, zodat u op elk gewenst moment auditvragen kunt beantwoorden met bijgewerkte informatie. Wanneer u een subsidie ​​aanvraagt, moet u de financierende instantie laten zien dat u een werkende werkbegroting en een duidelijk plan voor de subsidies hebt. Federale subsidieboekhoudprocedures vereisen dat u zich aan die cijfers houdt wanneer u uw beursgeld ontvangt.