Voorbeelden van Human Resource Communications

Goede communicatievaardigheden en goed personeelsbeleid zijn onafscheidelijk. Hoewel u misschien geen fulltime personeelsdirecteur of -personeel hebt, kunt u toch solide HR-communicatiestrategieën toepassen op intraofficiële communicatie. In veel kantoren is e-mail de primaire manier om officiële informatie te verspreiden, dus het samenstellen van duidelijke, professionele e-mailmemo's is een belangrijke vaardigheid voor eigenaren van kleine bedrijven om zich te beheersen.

Voordelen-update

Elke verandering in het voordelenprogramma van uw bedrijf moet snel worden gecommuniceerd aan werknemers. Werknemers zijn vaak bijzonder bezorgd over hun ziekteverzekering, dus het is belangrijk om nieuws over veranderingen duidelijk te communiceren en op een manier die werknemers uitnodigt om meer te weten te komen over wat er gebeurt.

Voorbeeld

Subject line: wijziging zorgverzekeraar

We zijn trots op het aanbieden van hoogwaardige ziektekostenverzekering aan al onze medewerkers. Het afgelopen jaar is ons personeel met 30 procent gegroeid en daarom hebben we nieuwe verzekeringsproducten onderzocht.

Na het voltooien van ons onderzoek hebben we besloten om een ​​contract aan te gaan met Ultima Healthcare als onze nieuwe ziektekostenverzekeraar. Ultima is al meer dan 40 jaar actief en staat in de hele branche goed aangeschreven.

De dekking die Ultima's plannen bieden, is vergelijkbaar met het huidige aanbod. In de meeste gevallen zult u merken dat de maandelijkse aftrekposten voor volgend jaar iets lager zijn dan wat ze dit jaar waren. Ultima biedt zowel HMO- als PPO-plannen.

U hebt waarschijnlijk veel vragen over deze wijziging. Bij deze e-mail hoort een brochure waarin de mogelijkheden van Ultima worden uitgelegd. Daarnaast zullen we later deze week twee informatieve bijeenkomsten houden. Als u een van deze vergaderingen niet kunt bijwonen, neemt u contact op met het HR-kantoor en een van onze vertegenwoordigers zal u ontmoeten om de plannen en hun respectieve dekkingsniveaus te bespreken.

In de nabije toekomst zullen we ons huidige tandheelkundige plan behouden.

Informatiebijeenkomsten vinden plaats op dinsdag 15 september om 14.00 uur in de grote vergaderzaal en op vrijdag 17 september om 10.00 uur . in de west conferentieruimte. Daarnaast willen we iedereen eraan herinneren dat de open inschrijving voor verzekerings- en andere voordeelopties op 15 november begint .

We zijn enthousiast over de groei die zich in ons bedrijf voltrekt en we verheugen ons erop om de komende jaren met jullie samen te werken.

Vertrek van een werknemer

De afwezigheid van een werknemer in een kleinzakelijke omgeving zal niet onopgemerkt blijven door andere personeelsleden. Bedrijfseigenaren moeten werknemers zo snel mogelijk op de hoogte stellen van vertrek: hiermee stoppen geruchten, laten personeelsleden weten hoe het bedrijf van plan is om de functies te beheren die de vertrekkende werknemer uitvoert, en het toont ook respect voor werknemers.

Hoewel ondergeschikten en directe teamleden gewoonlijk persoonlijk op de hoogte moeten worden gesteld van een vertrek, hetzij door het vertrekkende individu of haar manager, moet HR-communicatiebeleid personeel van personeel of de supervisor van de werknemer vereisen om een ​​aankondigingsmail te sturen naar het volledige personeel.

Voorbeelden:

Wanneer een medewerker het bedrijf op goede voorwaarden verlaat en dit vrijwillig doet, moeten vertrekmemo's genadig zijn; Idealiter komen ze van de manager van de medewerker of van de bedrijfseigenaar.

Subject Line: Logistieke en magazijnafdelingen

Met gemengde gevoelens kondigen we aan dat Jane Brown Smith Supply Company verlaat om een ​​positie te innemen bij Kayden en Sons Logistics. Vrijdag 7 juli wordt haar laatste dag op kantoor.

Jane is sinds de oprichting een integraal onderdeel van Smith Supply. Ze begon te werken in het magazijn terwijl ze haar universitaire studie voortzette. Na het afstuderen hebben we haar gepromoveerd tot magazijnbeheerder en uiteindelijk werd ze directeur logistiek. Veel van ons succes kan worden toegeschreven aan haar harde werk en uitstekende leiderschap in de afgelopen zeven jaar. We zullen Jane missen en wensen haar het beste in haar nieuwe rol.

Ik ben ook verheugd de volgende personeelswisselingen aan te kondigen: Jacob Brown neemt de functie van Jane over als logistiek directeur, terwijl Cindy Carmichael is gepromoveerd tot magazijnbaas. Cindy neemt haar nieuwe rol onmiddellijk op, terwijl Jacob afdelingsdirecteur wordt nadat hij op 15 juli terugkeert van vakantie. Ondertussen moet bezorgdheid over de logistiek worden gecorrigeerd aan Jane, Jacob en aan mij om dekking te bieden tijdens deze overgangsperiode.

Wanneer een werknemer is beëindigd of snel is weggegaan zonder kennisgeving vooraf, kan het volgende van toepassing zijn:

Onderwerp: George Stewart en onkostendeclaratie

George Stewart heeft Smith Supply Company verlaten om een ​​nieuwe kans na te streven. We wensen hem het beste in zijn inspanningen. Op dit moment zal Karen McIntosh de verantwoordelijkheden van George uitvoeren, totdat we zijn vervanger inhuren.

Karen heeft gevraagd dat vragen over onkostendeclaraties en cheques per e-mail worden ingediend bij haar assistent, Bob Quinn. Helaas kunnen cheques met een paar dagen worden vertraagd vanwege deze personeelswisseling, maar we verwachten dat de normale verwerkingstijden snel zullen worden hervat.

Weer noodsituatie

Weer-noodsituaties en andere rampen kunnen het voor werknemers moeilijk, zo niet onmogelijk maken om veilig naar kantoor te komen. Het opzetten van een communicatiebeleid kan ervoor zorgen dat uw bedrijf blijft draaien tijdens uitdagende weersomstandigheden en tegelijkertijd het welzijn van uw werknemers beschermt.

Als u last hebt van slecht weer, of als u verwacht dat de weersomstandigheden verslechteren, communiceer uw plannen en verwachtingen aan uw werknemers via e-mail, en volg dan op het kantoor sms-berichten, telefoontjes of face-to-face communicatie.

Voorbeeld:

Scenario: weersberichten geven aan dat de temperatuur binnen 24 uur tot gevaarlijke niveaus kan dalen en deze koude temperaturen kunnen enkele dagen aanhouden.

Subject line: Office Closure - Anticipated Weather Emergency

Zoals de meesten van jullie hebben gehoord, heeft de Nationale Weerdienst een waarschuwing gegeven voor de afkoeling die de komende 24 uur van kracht zal zijn. U vindt informatie over bezorgdheid over het koude weer en strategieën om uzelf en uw gezin te beschermen op http://www.weather.gov/safety/cold.

We hebben het kantoor vandaag al vroeg gesloten om ervoor te zorgen dat je veilig thuiskomt. Voel je vrij om nu te vertrekken. Iedereen moet om 15.00 uur op zijn kantoor zijn. Als je moet blijven om een ​​project te voltooien, reageer dan op deze e-mail en we zullen zien welke afspraken er kunnen worden gemaakt. Voor veiligheids- en beveiligingsdoeleinden moeten we het kantoor zo snel mogelijk opruimen en vergrendelen.

Het kantoor is morgen ook gesloten: we bieden alle medewerkers een extra vrije dag om deze onverwachte weersomstandigheden op te vangen. De nationale weersvoorspelling voorspelt dat de temperaturen morgen na morgen zullen opwarmen en we verwachten donderdag weer op kantoor te zijn. Als deze plannen veranderen, nemen we via e-mail contact met u op. U kunt ook de statusupdate op onze website of Slack controleren.

Neem contact op met uw leidinggevende als u vragen hebt.

Scenario: Slecht weer wordt verwacht, maar verdwijnt vóór de ochtend pendelt.

Subject line: Tonight's Expected Snowfall

We zijn ons ervan bewust dat er vannacht een aanzienlijke hoeveelheid sneeuw zal zijn, hoewel meteorologen voorspellen dat de sneeuw zal stoppen met vallen in de ochtend en dat de rest van vandaag morgen zonnig en helder zal zijn.

Het kantoor staat morgen open voor het bedrijfsleven en we verwachten van het personeel dat ze hun normale schema's bijhouden. We zijn ons er echter ook van bewust dat sommigen van u een lange reis naar het kantoor maken en dat u vertraging oploopt.

Uw veiligheid en welzijn zijn altijd onze eerste prioriteit: als u denkt dat u morgen te laat op kantoor komt, neem dan zo snel mogelijk contact op met uw leidinggevende om een ​​ETA te verstrekken. Er zijn geen boetes voor late aankomsten van morgen, op voorwaarde dat u stappen hebt ondernomen om uw leidinggevende op de hoogte te stellen van uw plannen.