Voorbeeld van vergaderminuten

Vergaderminuten zijn niet alleen een spiekbriefje van wat er werd gezegd tijdens de personeelsvergadering van afgelopen week. Notulen kunnen formele juridische documenten zijn die de officiële actie van de raad van bestuur van een bedrijf of het leiderschap van een overheidsentiteit vertegenwoordigen. Omdat notulen de officiële registratie zijn van zakelijke en overheidsactiviteiten, loont het om ze effectief te ontwikkelen. Als u notities met de hand schrijft op papier, kan het helpen als u een voorbedrukt formulier hebt, zodat u de juiste informatie kunt plaatsen waar het naartoe gaat. U kunt ook een computerformulier maken als u uw laptop of elektronische notebook meeneemt tijdens de vergadering.

Header informatie

Minuten bevatten een kop van de datum en locatie van de vergadering. De koptekst registreert wie aanwezig was en wie een verontschuldigde afwezigheid had, en het identificeert typisch de persoon die fungeerde als de voorzittende officier van de vergadering en de secretaresse.

Vergaderingen die tegelijkertijd op meerdere plaatsen plaatsvinden, bijvoorbeeld via videoconferenties, registreren doorgaans de aanwezigheid op basis van locatie.

VOORBEELD: "Notulen van de vergadering van de raad van bestuur van A-1 4 mei 2017 directiekamer, hoofdkantoor

Robert Johnson, voorzitter & Kyle McGregor, secretaresse

Aanwezig: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

Inleidend materiaal

Notulen beginnen meestal met het exacte tijdstip waarop de voorzitter de vergadering heeft geroepen om te bestellen. In de meeste vergaderingen bevatten de eerste agendapunten inleidingen, opmerkingen van de voorzitter en goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering.

Leg de belangrijkste punten vast die worden aangeboden tijdens de opmerkingen van de voorzitter. Als de leden amendementen op de notulen van de vorige vergadering hebben ingediend, noteer dan de wijzigingen nauwkeurig.

VOORBEELD: "De heer Johnson riep de vergadering op om 14:46 uur. Na informele introducties, kondigde Johnson aan dat zijn kat onlangs zes kittens heeft geboren. Op initiatief van mevrouw Hawthorne zijn de notulen van de vergadering in juli aangenomen met unanieme instemming met de uitzondering dat het woord 'vrachtwagen' in paragraaf 15 is aangebracht en vervangen door het woord 'semi-trekker'. "

Consent Agenda

Hoewel elke vergadering een andere structuur heeft, beginnen formele vergaderingen - vooral voor regeringsgroepen - meestal met een "toestemmingsagenda", wat weinig meer is dan een reeks rapporten en verklaringen waarvoor geen stem nodig is. De toestemmingsagenda omvat vaak correspondentie, verslagen van commissies en ander materiaal dat uitsluitend over informatie gaat.

Leg de belangrijkste punten vast voor elk item dat is besproken tijdens de toestemmingsagenda, en identificeer het onderwerp van het gesprek en eventuele belangrijke opmerkingen die door leden worden aangeboden tijdens een open discussie.

VOORBEELD: "Mevr. Smith las in de geschiedenis een brief van XYZ Manufacturing Company van 4 nov. De brief prees de professionaliteit van de transportdivisie om een ​​spraakmakende productbezorging te bespoedigen. Mr. Perez, namens de transportdivisie, zei dat XYZ heeft uitstekend werk geleverd door gedetailleerde routeaanwijzingen te geven. "

Bedrijfsagenda

Op de zakelijke agenda staat de actie: het deel van de vergadering waar de leden debatteren en stemmen over verschillende actiepunten.

Voor formele notulen moet de secretaris de daadwerkelijke motie die wordt gestemd en de daadwerkelijke stemtelling transcriberen, inclusief wie voor en tegen de vraag heeft gestemd. Doorgaans legt de secretaris ook een samenvatting van het debat vast, inclusief de belangrijkste opmerkingen van elk lid dat heeft gesproken.

Technisch gezien bestaat er niet zoiets als een stem om 'zich te onthouden'. Zich onthouden betekent niet helemaal stemmen. Mensen die willen vastleggen dat ze geen voorstander zijn van of tegen een zaak zijn, moeten in plaats daarvan 'aanwezig' stemmen.

VOORBEELD: "Johnson opende de discussie over een factuur van ABC Widgets voor $ 21, 434.87 Mevrouw Hatoyama zei dat de factuur vorige week door de financiële commissie was goedgekeurd." De heer Michaels zei dat hij het lopende werk met ABC Widgets ondersteunt. "Hatoyama is overgegaan om de factuur goed te keuren ABC Widgets, Inc., voor $ 21, 434.87 Mevrouw Sandborn gedetacheerd. Beweging met 4-2, met Hatoyama, Sandborn, Michaels en Smith in het voordeel en Perez en Clark tegen. "

Afsluitende materialen

De meeste minuten eindigen meestal met de tijd dat de vergadering werd onderbroken. Notulen worden ondertekend door de presiderende functionaris en de secretaresse van de opname, maar als de secretaris een stemhebbend lid van de groep is, dan is de handtekening van de secretaris vaak alleen al voldoende.

VOORBEELD: "Johnson heeft de vergadering om 19:14 uur geschorst. De volgende vergadering staat gepland op 5 augustus om 15.00 uur in de directiekamer.

Ondertekend, Robert Johnson, voorzitter Kyle McGregor, opname secretaris "