E-mailetiquette voor Outlook-vergaderingen

Als ondernemer weet u hoe belangrijk het is om vergaderingen te hebben met collega's, klanten en medewerkers. Vergaderingen stellen u in staat een verkoop te doen of werknemers op de hoogte te houden van het bedrijfsbeleid. Microsoft Outlook heeft een functie voor vergaderverzoeken waarmee u vergaderingen kunt instellen, uitnodigingen kunt verzenden en uw deelnemerslijst kunt beheren. Wanneer u Outlook gebruikt om vergaderingen te plannen, kunt u de gasten hoffelijkheid tonen door hen op de hoogte te houden van wijzigingen, annuleringen en andere details.

1.

Accepteer of weiger alle Outlook-vergaderverzoeken tijdig. Deze hoffelijkheid helpt de organisator van de vergadering om een ​​nauwkeurige deelnemerslijst te maken. Accepteer of weiger vergaderingen uit uw Inbox, niet uw agenda.

2.

Schakel automatische acceptatie van vergaderverzoeken uit om werkstroomproblemen te vermijden. Klik hiervoor op 'Extra', 'Opties' en 'Agenda-opties'. Klik op "Resourcetoekenning" en schakel het selectievakje "Vergadervergaderingen automatisch accepteren en procesannuleringen annuleren" uit.

3.

Controleer genodigden voor het verzenden van een vergaderverzoek naar iedereen op een distributielijst (DL). Verwijder de namen van mensen die u van de vergadering wilt uitsluiten. Als u dit niet doet, ontvangt iedereen in de lijst een vergaderverzoek.

4.

Houd de organisator van de vergadering op de hoogte met wijzigingen, zoals extra deelnemers die u wilt uitnodigen nadat de organisator de vergadering heeft gepland.

5.

Update deelnemers met belangrijke informatie als u de organisator van de vergadering bent. Als de vergaderingstijd bijvoorbeeld verandert, geeft u de nieuwe tijd op in het hoofdgedeelte van het vergaderverzoek en klikt u op 'Update verzenden'.

6.

Deelnemers waarschuwen als u een vergadering wilt annuleren. Als u een vergadering wilt annuleren, verwijdert u deze uit uw agenda en selecteert u 'Annulering verzenden en vergadering verwijderen'.

7.

Houd vergaderverzoeken en andere correspondentie zo professioneel mogelijk. Verzend geen berichten die zijn ingetypt in moeilijk leesbare lettertypen of hoofdletters en gebruik geen sarcasme. De ontvangers van sarcastische opmerkingen vinden ze misschien niet grappig.

Tip

• Accepteer of weiger een vergaderverzoek voordat je het vanuit je Inbox naar een andere map verplaatst. Als u het verzoek verplaatst voordat u het accepteert of weigert, wordt de vergadering niet in uw agenda weergegeven. Dit kan ertoe leiden dat u de vergadering mist.