Ethische kwesties van Office-privacy in zakelijke communicatie

Bedrijven moeten de bezorgdheid van werknemers over privacy in evenwicht houden met de behoefte om onethisch gedrag door werknemers te voorkomen dat het bedrijf zou kunnen schaden. Zakelijke communicatie van elke soort - inclusief e-mail, online forums, telefoongesprekken en op papier gebaseerde communicatie - kan worden misbruikt en de resultaten kunnen ernstige risico's opleveren voor het bedrijf en de slachtoffers van het onethische gedrag.

Risico's

Misbruik van kantoortechnologie, zoals een computer die wordt gebruikt voor toegang tot e-mail en internet, kan risico's voor uw bedrijf opleveren, volgens het boek 'Zakelijke communicatie', door AC Krizan en collega's. Ten eerste neemt de productiviteit af als uw werknemers routinematig misbruik maken van hun communicatieprivileges, bijvoorbeeld door e-mail- en chatdiensten van bedrijven te gebruiken voor persoonlijke communicatie en andere niet-essentiële taken. Ten tweede, als uw werknemers deelnemen aan onethische activiteiten, zou de reputatie van uw bedrijf kunnen lijden. Erger nog, het misbruik kan leiden tot juridische problemen. Als een werknemer bijvoorbeeld bedrijfstechnologie gebruikt om intimiderende berichten naar collega's of klanten te sturen, kan de apparatuur van uw bedrijf als bewijs worden gebruikt en kan uw bedrijf aansprakelijk worden gesteld voor het niet voorkomen van onethisch gedrag.

Monitoring van zakelijke communicatie

Vanwege de aanzienlijke risico's die verbonden zijn aan zakelijke communicatie, controleren sommige werkgevers de communicatie van het bedrijf om de activiteiten van medewerkers te volgen en misbruik te voorkomen. Maar het bespioneren van de communicatie van uw werknemers kan een negatieve invloed hebben op het moreel van de werkplek, hoe gerechtvaardigd toezicht ook zou kunnen zijn. Als u bijvoorbeeld regelmatig e-mails van werknemers bijhoudt, zullen uw werknemers het gevoel hebben dat u ze niet vertrouwt. Ze kunnen ook geloven dat je hun privacy schendt, zelfs als je een duidelijk wettelijk recht hebt om toezicht te houden op het gebruik van bedrijfsapparatuur en -bronnen.

Ethisch beleid

Een oplossing voor dit raadsel is het opstellen van een beleid dat uw richtlijnen voor ethische zakelijke communicatie en uw privacybeleid voor het monitoren van communicatie beschrijft. Leg bijvoorbeeld uw verwachtingen uit voor ethische zakelijke communicatie, inclusief welk gedrag onaanvaardbaar is. Leg ook de details uit van wanneer en hoe u medewerkersmededelingen controleert om naleving te garanderen. Teken tot slot de gevolgen voor onethisch gedrag. Een duidelijk beleid laat werknemers weten waar u aan toe bent en stelt hen in staat om te beslissen of ze tolereren dat ze worden gevolgd of dat ze elders werk zoeken.

Juridische grenzen

Raadpleeg een advocaat die ervaring heeft met uw branche als u niet zeker weet welke juridische grenzen u moet respecteren. Over het algemeen hebben rechtbanken het recht van werkgevers om toezicht te houden op communicatie die berusten op technologie van het bedrijf, volgens het boek "Computer Concepts" van juni Jamrich Parsons en Dan Oja. De onderliggende juridische redenering is dat de rechten en belangen van een bedrijf zwaarder wegen dan het recht van een werknemer op privacy wanneer de werknemer apparatuur van het bedrijf gebruikt, volgens de auteurs.