Regels voor e-mailetiquette voor het verzenden van zakelijke e-mails

Het juiste gebruik van e-mail is zo belangrijk dat 'netiquette' nu wordt besproken. Volgens Dictionary.com betekent deze term 'de regels van de etiquette die van toepassing zijn bij communicatie via computernetwerken, met name internet'. Omdat zakelijke e-mail een uitbreiding is van het werkproduct van een werknemer, wordt de afzender van een ongepaste e-mail als onprofessioneel beschouwd. Anders kan een effectieve e-mail die resultaten oplevert de afbeelding van de afzender verbeteren. Al met al is een goed begrip van de regels voor e-mailetiquette van cruciaal belang voor het succes.

De e-mail voorbereiden

Zakelijke e-mails moeten veel van de richtlijnen volgen die worden gebruikt voor schriftelijke communicatie. Gebruik altijd de juiste grammatica en spelling. Vermijd afkortingen, zoals 'plz' en emoticons, zoals een smiley. Hoofdletters zijn gereserveerd voor de nadruk, omdat ze overwegen om te schreeuwen in de internetcultuur. Maak e-mails bondig en gemakkelijk leesbaar door een beschrijvende onderwerpregel te schrijven, gebruik te maken van opsommingstekens en hoofdpunten samen te vatten.

De e-mail verzenden

Denk twee keer na voordat je op de knop "Verzenden" drukt. E-mails zijn een vorm van communicatie die iedereen op de weg kan zien. Kopieer alleen mensen op need-to-know-basis om te voorkomen dat een gebruiker onnodig veel informatie verliest. Onthoud ook dat gevoelige onderwerpen vaak beter worden geadresseerd via de telefoon of persoonlijk.

Reageren op e-mail

E-mailcorrespondenten verwachten vaak onmiddellijke antwoorden. Als u deze verwachting wilt beheren, maakt u een afwezigheidsbericht met alternatieve contactgegevens wanneer u niet beschikbaar bent. Anders beantwoord je e-mails binnen een redelijke termijn. Het is handig om een ​​telefoonnummer op te nemen als onderdeel van uw aanhef zodat ontvangers op deze manier eenvoudig contact met u kunnen maken.

E-mail delen

Een e-mailafzender verwacht dat zijn adres niet wordt gedeeld voor niet-goedgekeurde doeleinden, zelfs als dit niet is geformaliseerd in een privacybeleid. De afzender heeft ook de verantwoordelijkheid om geen gevoelige informatie, zoals creditcardgegevens, te bevatten die mogelijk op ongepaste wijze door een onbedoelde partij worden gebruikt.

Bedrijfsbronnen gebruiken

E-mails verzonden op het werk vallen onder het beleid van het bedrijf. Het is meestal onaanvaardbaar om moppen en kettingmails te sturen. Beperk persoonlijke e-mailcorrespondentie en gebruik een professioneel e-mailadres als u er een kunt kiezen.