Effectieve communicatie en presentaties

Of u nu rapporteert over een project dat is voltooid, iets naar uw personeel stuurt of een presentatie naar klanten geeft, de principes voor effectieve communicatie zijn hetzelfde. Door je te concentreren op de organisatie van je bericht, kun je beter presenteren wat je te zeggen hebt en mensen aan boord krijgen met je ideeën en voorstellen.

Publiek

De eerste stap bij het maken van een effectieve presentatie is om uw doelgroep te analyseren. Dit betekent verder gaan dan wie ze zijn en nadenken over wat hun vaardigheden, behoeften en interesses zijn. Om ervoor te zorgen dat mensen kopen wat u presenteert, moet u hen een voordeel bieden. Met uw medewerkers kan dit betekenen dat u uw workloads gemakkelijker maakt door nieuwe systemen die u voorstelt, of door het bedrijf te helpen de kosten te verlagen en de winst te vergroten, wat meer werkzekerheid voor hen betekent. Uw klanten willen voordelen zoals verbeterde kwaliteit, kortere verzendtijden, hogere omzet, hogere winsten en betere klantenservice.

Doel

Voordat u begint met het maken van een presentatie, geeft u een lijst met de doelen die u hebt in volgorde van belangrijkheid. Een veelvoorkomende fout van presentatoren is om zich te concentreren op wat ze uit de presentatie willen halen, zoals een verkoper die een contract wil ondertekenen. Richt u in plaats daarvan eerst op de voordelen die u het publiek wilt bieden, zodat u ze kunt omzetten naar partners die u willen helpen. Als u eenmaal weet wat uw doelen zijn, weet u hoe u de presentatie moet starten en beëindigen, een voordeel kunt beloven aan het begin van uw gesprek en dit aan het einde opnieuw kunt herhalen.

Presentatiestructuur

Uw presentatie zou een driestappenbenadering moeten volgen die begint met het publiek te vertellen wat zij zullen horen en waarom het belangrijk voor hen is. Zodra ze geïnteresseerd zijn in het horen van uw informatie, zijn ze klaar voor uw gesprek. Het tweede deel van uw presentatie moet leveren wat u beloofd heeft. Dit is waar u de details verstrekt om uw openingsbelofte te ondersteunen. Beëindig de presentatie met een samenvatting en een oproep tot actie, waarbij uw publiek herinnerd wordt aan het voordeel dat u aan het begin van het gesprek hebt beloofd en hen vertelt hoe ze het kunnen krijgen.

Presentatietips

Voeg visuals toe aan uw presentatie om kijkers te helpen naast elkaar vergelijkingen of concrete informatie te bekijken in plaats van abstracte concepten. Afhankelijk van uw niveau van technologische competentie, kunt u een wisbord, een flip-over, tekeningen, illustraties, een diavoorstelling of een PowerPoint-presentatie gebruiken. Stel tijdens je presentatie vragen om het publiek naar binnen te halen. Je vragen moeten eenvoudig zijn en de antwoorden genereren die je wilt, en misschien proberen om publieksleden deel te laten uitmaken van het proces en mondeling met je afspreken. Houd een vraag-en-antwoordperiode aan het einde van uw presentatie om er zeker van te zijn dat niemand vragen of misverstanden over de informatie heeft. Een vraag- en antwoordsessie geeft u de gelegenheid om twijfels of bezwaren te horen en deze onmiddellijk te elimineren.