Moet een werkgever een looncheque vervangen die verloren is gegaan?

Als uw werknemer een salaris verliest, is er geen eenduidig ​​antwoord op hoe u het moet aanpakken. De regels zijn verschillend, afhankelijk van de wetgeving van uw land en of de cheque is verloren vóór of nadat de werknemer deze heeft ontvangen. Het is echter een goed idee om een ​​beleid voor verloren cheques vast te stellen voordat het probleem zich voordoet.

Tip

• Als de werkgever schuldig is aan het niet betalen van het salaris, bijvoorbeeld als het adres verkeerd is geschreven, moet hij het vervangen. Andere situaties zijn minder duidelijk, maar het is waarschijnlijk verstandig om de cheque in de meeste gevallen te vervangen.

De cheque was in de post

Uw werknemers worden pas betaald als de directe storting de bank raakt of als ze hun loonstrookje bij de hand hebben. Als uw staatswet bepaalt hoe vaak een werknemer wordt betaald - eenmaal per maand, om de week, wekelijks, moet u de cheques afgeven op de aangegeven betaaldag. Als werknemers hun loon te laat ontvangen omdat u ze op betaaldag hebt gemaild, kunnen ze redenen hebben voor juridische stappen.

Als het salaris helemaal niet komt, hangt wat er daarna gebeurt af van de reden. Als je een fout hebt gemaakt - je hebt het verkeerde adres geschreven of het vinkje in de verkeerde envelop geplakt - heeft je medewerker recht op een vervangende cheque. Als de medewerker ongelijk heeft, bijvoorbeeld omdat ze je het verkeerde postadres heeft gegeven, is de kans groot dat je legaal bent. Praat met uw bedrijfsjurist of de nationale arbeidsdienst over de arbeidsregels van uw staat.

Wanneer werknemers het verprutsen

Zelfs als het verlies niet jouw schuld is - je medewerker gooide de cheque per ongeluk in de vuilnisbak, de envelop viel uit zijn zak - je hebt nog steeds een werknemer die niet werd betaald. Het vervangen van de cheque kan een gedoe zijn, maar het kan de moeite waard zijn om uw werknemer tevreden te houden.

• Als uw medewerker de cheque niet kan vinden, vraag hem dan of hij nog een paar dagen kan wachten voordat hij deze onherroepelijk verliest.
• Als de cheque niet wordt weergegeven, belt u de bank en stopt u de betaling. Als de cheque al is geïnd, bent u niet verplicht om de werknemer terug te betalen als u geen schuldige bent.

• Nadat de betaling is gestopt, geeft u de cheque opnieuw uit.

Banken brengen kosten in rekening voor het stoppen van een cheque. U denkt misschien dat het billijk is om de vergoeding af te trekken van het nieuwe salaris, maar de wet is het daar mogelijk niet mee eens. Veel staten zeggen dat je geen inhoudingen kunt doen tenzij de werknemer ze afmeldt. Vraag in dat geval de werknemer om het geld apart te betalen in plaats van af te trekken.

Stel een bedrijfsbeleid in

Het is slim om een ​​geschreven beleid te hebben voordat een loonstrookje AWOL wordt. Op die manier weten uw medewerkers wat ze kunnen verwachten en hoeft u het niet te ontslaan terwijl een boze werknemer om haar geld vraagt. De richtlijnen moeten uw werknemers vertellen wat de wet vereist en wat er gebeurt als het verlies hun schuld is. Neem het beleid op in uw werknemershandboek zodat werknemers, als zij het lezen, van tevoren weten wat ze kunnen verwachten.