DIY Payroll voor 10 werknemers

Een geautomatiseerd salarissysteem vereist dat een werkgever software gebruikt om zijn payroll-taken uit te voeren; deze methode vermindert de kans op fouten en verhoogt de verwerkingstijd van de loonlijst. Een extern systeem betekent dat de werkgever een salarisadministrateur inhuurt om zijn salarisadministratie te verwerken. Als werkgever met 10 werknemers kunt u een doe-het-zelfsysteem toepassen, waarvoor u het geautomatiseerde of externe online systeem moet toepassen of de loonlijst handmatig moet verwerken.

1.

Koop payroll-software speciaal ontworpen voor kleine bedrijven, zoals QuickBooks of Sage Peachtree. Samen met de functies voor loonverwerking en directe storting hebben dit soort software doorgaans boekhoudfuncties die u in staat stellen om W-2's en andere belastingdocumenten voor uw 10 werknemers te maken. De software wordt ook geleverd met federale en nationale belastingtabellen die zijn ingesloten in het systeem, waardoor handmatige belastingberekening wordt geëlimineerd en het risico van fouten wordt verminderd. Kies het softwarepakket dat overeenkomt met uw loonadministratie. Softwarepakketten met daaraan gehechte boekhoudfuncties, zoals grootboek en gecertificeerde loonkosten, kosten meer dan een eenvoudige loonlijst, zoals basisberekening loonberekening en W-2 levering.

2.

Gebruik een online salarisadministratie, zoals Intuit of SurePayroll, om de loonlijst te verwerken. Voor een maandelijks bedrag uploadt u de salarisinformatie van uw 10 werknemers, inclusief uren en salarissen voor elke betaalperiode, in het leverancierssysteem via een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. Sommige leveranciers staan ​​u toe om loonstroken af ​​te drukken naar uw eigen laserprinter. U kunt de salarisgegevens van uw werknemers beheren en de nodige aanpassingen maken plus de loonlijsten afdrukken via een online systeem. Het systeem stuurt ook federale en nationale belasting- en betaalperiodeherinneringen. Geef de leverancier voor bankgegevens uw bankrekeninggegevens.

3.

Pas het handmatige systeem toe als u niet wilt investeren in payroll-software of een online service. Deze methode werkt prima als je 10 werknemers hebt; Zorg er echter voor dat u de payroll drievoudig controleert voordat u salaris schrijft. U hebt ook een gedegen kennis nodig van federale loon- en uurwetten en wetten voor loonheffingen bij het gebruik van dit systeem. Raadpleeg uw nationale arbeidsbureau voor de arbeidswetgeving van de staat en uw lokale loon- en urendivisie voor de toepassing van het federale arbeidsrecht. Raadpleeg de IRS Circular E of de belastinghandleiding van de werkgever om de richtlijnen voor belastingteruggave, betaling en rapportage van de federale belasting te verkrijgen. Pas de richtlijnen van het belastingkantoor toe voor het inhouden van staats- en lokale belastingen. Dit systeem staat u niet toe om directe storting aan uw werknemers aan te bieden; daarom moet u een salarisstrook inleveren.

Tip

• Aangezien uw salarisadministratie klein is, kunt u een tijd- en tijdkaart kopen bij een kantoorwinkel voor tijdwaarnemingsdoeleinden. Sommige banken, zoals Bank of America en Wells Fargo, bieden payrolldiensten aan klanten met een zakelijke betaalrekening. Om klanten aan te trekken en te behouden, kan de bank salarisadministratie aanbieden tegen lagere kosten dan een reguliere salarisadministrateur. Payroll-software en een online salarisadministratie slaan de loongegevens elektronisch op. Het handmatige systeem vereist dat u papieren exemplaren van de loonlijstdocumenten archiveert.