De nadelen van de sorteerfunctie in Microsoft Excel

U kunt Microsoft Excel gebruiken om een eenvoudige rij- en kolommatrix met informatie in te stellen, inkomstengegevens op te sommen, uitgaven te specificeren en gebeurtenissen te documenteren. Deze taken krassen nauwelijks over de oppervlakte van Excel's mogelijkheden. De echte kracht ligt in het vermogen om relaties tussen de waarden in een dataset te onthullen. Door de inhoud van uw werkblad te sorteren, worden die patronen zichtbaar. Voor alle voordelen die een sorteerstap kan bieden, zijn er beperkingen die andere Excel-procedures voordeliger maken.

Gegevens onderweg

In tegenstelling tot een database, die het equivalent van elke rij in een Microsoft Excel-spreadsheet als een afzonderlijke record onderhoudt, houden Excel-werkbladen meerdere records bij elkaar. Wanneer u uw gegevens sorteert, rangschikt Excel de volgorde van uw celitems zodat deze overeenkomen met de organisatiecriteria die u kiest. Met deze bewerking wordt de rijpositie gewijzigd waarin afzonderlijke waarden worden weergegeven. Tenzij u de sorteerstap ongedaan maakt, veranderen uw waarden permanent van positie, wat gevolgen kan hebben voor de uitkomst van formules die verwijzen naar de waarden in specifieke cellen. Als u hele rijen of kolommen verbergt voordat u sorteert, heeft de procedure geen gevolgen voor hen, wat uw resultaten kan beïnvloeden.

"Oh, Excel, hoe sort ik Thee?"

Microsoft Excel beperkt sorteercriteria tot oplopende en aflopende organisatie in numerieke of alfabetische volgorde, op datum of tijd, op de kleur van cellen, type of pictogrammen, of op een aangepaste lijst met waarden die u opgeeft. Hoewel deze opties een flexibele basis bieden voor het organiseren van uw gegevens, kunt u geen formule opstellen om te bepalen hoe de sorteerprocedure uw waarden rangschikt. Als een combinatie van de ingebouwde sorteermethoden van Excel uw waarden niet opnieuw kan rangschikken op de manier die u verkiest, wordt u mogelijk gedwongen uw waarden te exporteren en in een ander programma te bewerken of een andere Excel-methode te gebruiken om uw resultaten te bereiken.

Accidentele gevolgen

Wanneer u minder dan een volledig werkblad met waarden selecteert voordat u een sorteeropdracht geeft, komen alleen de rijen en kolommen die u toevoegt aan uw selectie in aanmerking voor de sorteerprocedure. Als u uw informatie hebt ingevoerd in de typische vorm van records met één rij, waarbij elke kolom in de rij gerelateerd is aan de rest van de gegevens van die rij, kan een selectieve sorteerprocedure uw gegevensverzameling verstoren en de betekenis van uw informatie verbergen. Let op: sorteren kan de volgorde van kolommen in een werkblad niet herschikken of delen van uw gegevens verbergen.

Andere methodes

In plaats van de sorteerprocedure van Microsoft Excel te gebruiken om patronen in uw werkbladgegevens te ordenen en te onthullen, gebruikt u in plaats daarvan de filteropties van het programma. Het Autofilter plaatst een klikbaar besturingselement boven aan elke gegevenskolom, zodat u direct toegang hebt tot sorteercriteria die de waarden van één kolom gebruiken om de volgorde waarin volledige rijen verschijnen te bepalen. Wanneer u het automatisch filter verwijdert, keren uw waarden terug naar de volgorde waarin u ze hebt ingevoerd. Het geavanceerde filter van het programma breidt uw opties uit met complexe logische relaties tussen uw waarden die u kunt inbouwen in opdrachten met meerdere criteria. Het kan van toepassing zijn op uw hele werkblad of de toepassing beperken tot een gegevensbereik dat u opgeeft. Beide opdrachten kunnen resultaten verbergen die niet overeenkomen met uw zoekbehoeften en dubbele vermeldingen verbergen.