Een beleid voor reiskosten voor werknemers

Meestal zijn de reiskosten van werknemers de op twee na grootste beheersbare kosten in het bedrijfsleven, volgens AllBusiness.com. Beleid met betrekking tot de rapportage van reiskosten is van essentieel belang voor grote en kleine bedrijven en zorgt ervoor dat werknemers vergoed worden voor hun contante reiskosten. Voor kleine bedrijven is een reiskostenbeleid voor werknemers essentiëler dan voor grote bedrijven, die veel minder geneigd zijn om reiskosten te minimaliseren.

Identificatie

Een reiskostenbeleid is een geschreven bepaling in het werknemershandboek waarin wordt beschreven welke soorten onkosten het bedrijf vergoedt en hoe de werknemer volgens AllBusiness.com aanspraak moet maken op onkosten. Typische kostenposten omvatten ook een gedeelte over de gevolgen van het overtreden van het beleid.

Functie

Een schriftelijk reiskostenbeleid geeft de werknemer een duidelijke uitleg over het vergoedingsbeleid voor reiskosten en vermijdt verwarring, aldus de website van het personeelshandboek. Een reiskostenbeleid resulteert in redelijke aanpassingen voor de werknemer terwijl de kosten voor het bedrijf geminimaliseerd worden voor legitieme zakelijke en entertainmentbehoeften.

Voordelen

Een reiskostenbeleid voor werknemers kan een kleine onderneming meer hefboomwerking bieden bij het onderhandelen over prijzen voor gemeenschappelijke reiskosten, zoals hotels, wat de winstgevendheid ten goede komt. Bovendien vereisen reiskostenbeleid geschreven documentatie van uitgaven, wat het de ondernemer of zijn accountant gemakkelijker maakt om terugbetalingen goed te keuren en papierwerk te doen.

Waarschuwing

In een zaak uit 2010 in het Amerikaanse District Court voor het noordelijke district van Californië, oordeelde de rechtbank dat een werknemer het reiskostenbeleid van een bedrijf kan schenden, maar het bedrijf moet de werknemer toch vergoeden als het bedrijf kennis heeft van de kosten, volgens het bedrijf en Website juridische informatie. BLR beveelt aan om werknemers te vergoeden als er redelijke kennis van de kosten is. Als een werknemer bijvoorbeeld reist, heeft hij hoogstwaarschijnlijk een hotel en transport nodig, zelfs als hij de kosten niet heeft gemeld.

Tip

Kleine bedrijven zouden moeten overwegen om een ​​voorbeeld van reiskostenvergoedingen voor werknemers te gebruiken om hun eigen beleid vorm te geven, rekening houdend met het feit dat een bedrijf dit misschien moet aanpassen om aan zijn budgettaire behoeften te voldoen. Zorg er ook voor dat medewerkers duidelijk begrijpen dat ze een vergoeding voor reiskosten ontvangen, maar dat ze hun uitgaven zo snel mogelijk moeten melden.