Privacywetten op de werkplek voor socialezekerheidsnummers

De Business and Commerce Code van Texas State bevat verschillende beperkingen voor het gebruik van de sofinummers van werknemers en klanten. Het gebruik van een burgerservicenummer voor belastinginformatie en achtergrondcontroles van werknemers, en bepaalde transacties valt onder de wet. Een privacybeleid is nodig bij het verzamelen van een burgerservicenummer en het moet de bescherming aangeven die een bedrijf wettelijk moet vervullen om het nummer te beschermen.

Algemeen gebruik

Er gelden verschillende beperkingen voor het gebruik van socialezekerheidsnummers voor werkgevers. Volgens de wet van Texas is het illegaal om burgerservicenummers weer te geven of beschikbaar te maken voor het publiek. Dit omvat ook het vereisen van een burgerservicenummer op een kaart of document dat nodig is voor een product of dienst. Een bedrijf kan voor bepaalde transacties een sofinummer vragen, maar de persoon moet een privacybeleid ondertekenen en ondertekenen. Dat beleid moet uitleggen hoe de informatie wordt verzameld, gebruikt, beschermd en uiteindelijk vernietigd. Het moet ook een lijst maken van wie toegang heeft tot de informatie.

Internetgebruik

Sociale zekerheidsnummers verzenden via internet is toegestaan ​​onder bepaalde voorwaarden. Een bedrijf mag niet van iemand verlangen dat het zijn burgerservicenummer via internet verzendt, tenzij de verbinding veilig is en het nummer is gecodeerd. Een bedrijf heeft ook mogelijk geen burgerservicenummer nodig om toegang te krijgen tot een website, tenzij er een persoonlijk wachtwoord of ID voor beveiliging is.

Mail gebruik

Het is in het algemeen illegaal volgens de wet van Texas om elke e-mail te verzenden die contact opneemt met een sofinummer. Een hoofduitzondering wanneer de staat of federale wetgeving vereist dat de materialen een sofinummer bevatten. Andere uitzonderingen worden gemaakt voor bepaalde aanmeldings- of inschrijvingsprocessen, account- of contractbeëindigingen en de bevestiging van socialezekerheidsnummers.

Identificatie

Een bedrijf kan een sofinummer van een klant verzamelen voor identificatiedoeleinden tijdens bepaalde transacties of retouren van goederen. Het sofinummer kan alleen worden gebruikt om iemand te identificeren of om frauduleuze transacties te voorkomen. Het bedrijf mag het nummer niet bekendmaken aan iemand die niet bij de oorspronkelijke transactie betrokken was en het moet zes maanden na de verkoopdatum worden vernietigd.

overwegingen

Verschillen in socialezekerheidsregels en privacyregels zijn van toepassing op bepaalde sectoren. Degenen die werkzaam zijn in het onderwijs, de gezondheidszorg, verzekeringen en financiën zijn gebonden aan verschillende regels.