Werkorderprocedures

Als u van plan bent om serviceprofessionals in dienst te nemen om taken uit te voeren voor uw kleine bedrijf, moet u weten hoe u werkorders kunt opstellen en de procedures voor werkorders kunt volgen. De werkorder is een verzoek dat de details van een verkoper beschrijft en een overeenkomst tussen u en de serviceprofessional tot stand brengt. De procedure die hierbij betrokken is, is heel eenvoudig.

Breng een systeem tot stand en maak standaardformulieren aan

De eerste stap bij het instellen van een werkorderprocedure is het opzetten van een databasesysteem waarmee gegevens over al uw werkorders kunnen worden vastgelegd. U kunt normale databasesoftware gebruiken of een softwareprogramma voor werkorderbeheer aanschaffen. Nadat u uw database of systeem hebt opgezet, ontwikkelt u het standaardformulier dat u gebruikt om uw werkorders in te dienen. U kunt een werkordersjabloon gebruiken als u niet bekend bent met het proces om er één helemaal opnieuw van te maken.

Vul in en verzend

Vermeld in het bestelformulier de gegevens van uw bedrijf, de contactinformatie voor de serviceprofessional en een gedetailleerde beschrijving van wat de professional moet doen om de klus te klaren. Geef instructies voor hoe de professional indien nodig toegang heeft tot het werkgebied (zoals een sleutelcode of telefoonnummer om te bellen om een ​​afspraak in te stellen). De werkorder moet ook de deadline voor voltooiing bevatten, een lijst van de materialen die voor de taak nodig zijn en de arbeidskosten. Geef een adres op waar de professional een factuur voor betaling kan verzenden. U kunt de werkorder dan per e-mail, fax of post naar de serviceprofessional sturen.

Controleer op voltooid werk

Controleer het werk zodra het is voltooid om te verzekeren dat het voldoende is. Voer een notitie in de oorspronkelijke werkorder of uw werkorderdatabase in om te bevestigen dat de taak naar behoefte is voltooid. Deze goedkeuring bepaalt of de werkorder gereed is voor betaling of dat de professional extra werk moet uitvoeren om de klus te klaren.

Betaal werkorderfactuur

Nadat u de goedkeuring hebt gegeven bij het voltooien van de werkorder, moet u wachten op de eindfactuur van de serviceprofessional. Na ontvangst moet u de factuur controleren om ervoor te zorgen dat deze consistent is met uw oorspronkelijke overeenkomst (spreek met de professional als er aanpassingen zijn vanwege onverwachte problemen tijdens de taak). Dien de betaling in bij het bedrijf binnen de periode die op de werkbon of factuur staat vermeld.