Wat is een focuspunt in een vergaderagenda?

Vergaderingen kunnen dynamische bijeenkomsten zijn waarbij innovatieve ideeën worden geboren. Ze kunnen ook snel gemoed opwekken, terwijl deelnemers weglopen alsof ze tijd hebben verspild en niets hebben bereikt. Als eigenaar van een klein bedrijf is het uw taak om de vergadering richting de dynamiek te sturen en weg van het frustrerende. Om dat te doen, zou je de tijd verdubbelen die je besteedt aan het maken van de agenda, volgens 'Forbes'. Als onderdeel van je agenda-maakproces, moet je focusitems maken, die de inhoud en richting van je vergadering bepalen.

Organisatorisch belang

Een focusitem, ook wel een agendapunt, actie-item of onderwerp genoemd, is een item dat gepland is om tijdens een vergadering te worden besproken of besproken. Een vergaderagenda is een lijst met focusitems, de deelnemers die verantwoordelijk zijn voor het presenteren of bespreken ervan en de hoeveelheid tijd die eraan is besteed. Strategisch georganiseerd op de agenda geeft de volgorde van de focusitems een overzicht van de structuur van de vergadering. Het eerste focusitem is bijvoorbeeld het eerste besproken punt, terwijl het laatste focusitem de laatste kwestie is die wordt overwogen voordat de vergadering wordt onderbroken.

Actie Nadruk

Focusitems moeten beginnen met actiewerkwoorden om leden te helpen begrijpen wat moet worden bereikt. Als u bijvoorbeeld alleen de lijst met gasten voor evenementen opgeeft, weten deelnemers niet of u de gastenlijst verfijnt, bekijkt, kiest of corrigeert. Schrijf in plaats daarvan 'Stem op gastlijst voor evenement'. Dit maakt het focusitem veel duidelijker en deelnemers aan vergaderingen weten wat ze kunnen verwachten.

Focus Items selecteren

Voordat u uw focusitems bepaalt, bepaalt u wat u wilt bereiken door dicht bij de vergadering te staan. Zodra u de doelen van uw vergadering kent, kunt u focusitems ontwikkelen om u te helpen deze te bereiken. Goede plekken om te zoeken naar focusitems zijn de notulen van de laatste vergadering en feedback van deelnemers. Nadat u een lijst met mogelijke focusitems hebt ontwikkeld, moet u ervoor zorgen dat de items gerelateerd zijn en alle deelnemers hierbij betrekken. Als dat niet het geval is, overweeg dan om meer dan één bijeenkomst te houden om ervoor te zorgen dat deelnemers gefocust en betrokken blijven.

Voorbereid zijn

Als u een focusitem op uw vergaderagenda plaatst, moet u ervoor zorgen dat u of de geselecteerde deelnemer klaar staat om dit aan te pakken door het benodigde ondersteuningsmateriaal te verzamelen. Als uw focusitem bijvoorbeeld zegt: 'Financiële rapporten goedkeuren', moet u de rapporten in de vergadering met u hebben. Als eigenaar van het bedrijf kunt u ervoor zorgen dat u een goede vergadering hebt, door te controleren of elke deelnemer toegang heeft tot het benodigde ondersteuningsmateriaal enkele dagen voordat de vergadering plaatsvindt.