Wat wordt er gedocumenteerd in de jaarlijkse notulen?

Uw bedrijf heeft misschien een klein bestuur bestaande uit een president, een secretaris en een penningmeester, of, als het een S-bedrijf is, heeft het misschien maar één aandeelhouder: u. Leg de belangrijke zakelijke beslissingen die u jaarlijks maakt vast in de jaarverslagen van de vergadering. Jaarlijkse notulen moeten altijd de datum en locatie van uw vergadering bevatten, wie in het bedrijf aanwezig was en een samenvatting van uw bedrijfsacties gedurende het afgelopen fiscale jaar.

Basis benodigdheden

Alle staten vereisen dat bedrijven geldige bedrijfsvergaderingen houden en bedrijfsminuten bijhouden. Vergaderingen hoeven maar één keer per jaar te worden gehouden, vooral als u een klein bedrijf hebt. Houd een geldige vergadering vast door voldoende op te merken en schriftelijke verslagen bij te houden in de vorm van jaarlijkse notulen. Leg vast wie de vergadering bijwoont, de dag en het tijdstip waarop de vergadering wordt gehouden en de basisinformatie die is behandeld en de gemaakte beslissingen. Zelfs als alles hetzelfde blijft, noteer dat gewoon in de minuten. Bekijk de zakelijke vereisten van uw staat om ervoor te zorgen dat u de basisbeginselen behandeld.

Enkele aandeelhoudersminuten

Voor "S" -bedrijven met één aandeelhouder zijn de vereisten voor jaarlijkse minuten eenvoudig. Stel een datum in voor de vergadering. Leg de vergadering vast als een gezamenlijke vergadering van de raad van bestuur en de aandeelhouder. Neem uw jaarlijkse winst-en-verliesrekening op als u dat wenst. Het is niet verplicht. Leg belangrijke wijzigingen in uw bedrijf vast die gedurende het jaar hebben plaatsgevonden. Kies officieren volgens uw statuten en statuten, als zij aangeven dat verkiezingen elk jaar moeten plaatsvinden. Onderteken de notulen als de secretaris van het bedrijf.

Twee aandeelhoudersminuten

Bepaal de datum van uw vergadering en zorg voor voldoende kennisgeving. Als u vaak de andere aandeelhouder ontmoet, kunt u een verklaring van afstand ondertekenen. De verklaring van afstand moet aangeven dat jullie beiden de vergadering bij elkaar hebben gehouden. Noteer de notulen van uw vergadering om aan te geven dat de twee aandeelhouders aanwezig waren op een gezamenlijke vergadering van aandeelhouders en de raad van bestuur. Kies officieren volgens uw statuten en statuten. De secretaris van het bedrijf moet de minuten ondertekenen wanneer deze is voltooid.

Drie of meer aandeelhouders

Wanneer er meer dan twee aandeelhouders bij een bedrijf zijn betrokken, moet de jaarvergadering nauwgezet worden gevolgd volgens de regels van de staat waarin uw bedrijf is opgenomen. Zorg ervoor dat de voorzitter, de voorzitter van het bestuur of de secretaris de vergadering oproept en hiervan op de hoogte brengt. Houd de aanwezigheidsgegevens bij, die meestal een ondertekend rooster bevatten, samen met de jaarlijkse notulen van de vergadering. Leg alle vereiste acties vast, inclusief verkiezing van functionarissen en commissievergaderingen, in de officiële notulen. Houd de minuten bij in een bedrijfsminuutboek.