Zwakte in financieel beheer Interne controles

Wanneer uw bedrijf niet voldoende controle heeft over financieel beheer, kent u de echte financiële situatie van het bedrijf niet en kunt u onjuiste bedragen aan autoriteiten melden voor belasting- en regelgevingsdoeleinden. Zwakke punten in de beheersmaatregelen voor financieel beheer hebben duidelijke oorzaken en oplossingen. U hoeft alleen de probleemgebieden te identificeren, te bepalen waarom uw bedieningselementen niet effectief zijn en de bijbehorende corrigerende actie toe te passen.

Documentatie

Een groot zwak punt in financieel management is een gebrek aan adequate documentatie. Of records nu op papier of in digitale vorm zijn, financieel management moet kunnen reconstrueren wie een actie heeft gestart, zoals een betaling; wie heeft het goedgekeurd; wie het heeft aangepast, als het is aangepast; wie het heeft uitgevoerd; en wat resulteerde uit de actie. Adequate documentatie van activiteiten stelt vast wie verantwoordelijk was voor een actie als zich later een probleem voordoet.

Functie Segregatie

Kritieke activiteiten, zoals het verstrekken van cheques, moeten worden gescheiden in meerdere taken die door verschillende werknemers worden uitgevoerd. Het feit dat dezelfde medewerker het hele proces afhandelt, vormt een zwakte in de interne financiële controle. Meestal geeft één persoon de cheque uit, terwijl twee of meer anderen het ondertekenen en een andere medewerker stuurt het uit en voert het in de boeken in. Scheidingsfuncties maken frauduleuze activiteit moeilijker.

Opleiding

Als een onderneming een jaarrekening moet opstellen in overeenstemming met bepaalde standaarden, moeten de werknemers die verantwoordelijk zijn voor het werk bekend zijn met de standaarden, het bedrijfsbeleid en interne controles. Een ontoereikende opleiding van werknemers in sleutelposities van verantwoordelijkheid vormt een zwak punt in het interne financiële beheer.

Deficiency Reporting

Tekortkomingen kunnen optreden bij het ontwerpen of uitvoeren van procedures, maar financieel beheer moet zich richten op beide mogelijkheden met monitoring die afwijkingen detecteert en overeenkomstige rapporten afgeeft. Als de software bijvoorbeeld geen belangrijke documenten bijhoudt of een medewerker vergeet de vereiste formulieren te verstrekken, moeten medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het verifiëren van de documentatie een niet-nalevingsrapport afgeven.

machtiging

Het negeren van goedkeuringen volgen om ervoor te zorgen dat werknemers hun autorisatieniveaus niet overschrijden, is een belangrijke tekortkoming in de interne controlefunctie. Medewerkers hebben toestemming om te tekenen voor bepaalde functies en bestedingslimieten waaronder ze uitgaven kunnen goedkeuren. Als een werknemer zijn limieten niet respecteert, betekent dit een ernstige tekortkoming in de interne financiële controle.

Verzoening

Medewerkers verzamelen belangrijke variabelen binnen een bedrijf uit meerdere bronnen. Ze kunnen bijvoorbeeld fysieke inventaris van producten bij de hand nemen, maar ook de voorraad berekenen van ontvangen producten en verkochte producten. Een gebrek aan verzoening tussen de twee bronnen is een zwakte in de interne financiële controle. Verzoening identificeert de verschillen tussen de twee bronnen en vindt verklaringen die resulteren in verbeteringen. Een gebrek aan afstemming betekent dat het bedrijf geen rekening houdt met verschillen.