Manieren om een ​​vergadering te starten

Vergaderingen worden soms gezien als een noodzakelijk kwaad in een bedrijf. Een goede vergadering is informatief en boeiend, maar een slechte vergadering sleept eindeloos voort zonder schijnbaar licht aan het eind van de tunnel. Als u een succesvolle vergadering wilt houden die aandacht trekt en vasthoudt, stelt u vanaf het begin de juiste toon in.

Introduceer de spelers

Het is altijd een goed idee om een ​​introductie te geven aan het begin van een vergadering. Hoewel de aanwezigen elkaar kennen, versterkt het het doel van de bijeenkomst om het zakelijke perspectief te vermelden dat elke persoon naar de tafel brengt.

Als aanwezigen elkaar voorafgaand aan de bijeenkomst niet hebben ontmoet, zijn introducties vooral belangrijk. Sta elke persoon toe om zichzelf voor te stellen en een korte verklaring af te leggen over welk belang hij vertegenwoordigt. Als het de missie van de groep is om te brainstormen, een project te voltooien of een probleem op te lossen, start dan de vergadering met enkele ijsbrekers om de groepsdynamiek aan te gaan voordat de taak wordt aangepakt. Eenvoudige hersenkrakers, naamgames of activiteiten die kritisch denken testen, zullen het gesprek stimuleren en de hersenen stimuleren.

Geef de agenda aan

Naast de aanwezigen in de zaal, willen ze weten wat er wordt besproken, waarom het belangrijk is en hoe lang het gaat duren. Een agenda beantwoordt deze vragen. Een afgedrukte agenda stelt deelnemers aan vergaderingen in staat de stroom van de vergadering te volgen en aantekeningen te maken waar nodig. De agenda dient ook als leidraad voor de facilitator, vooral als het onderwerp er niet toe doet. Door een geschatte tijd vóór elk agendapunt te plaatsen, kunt u de vergadering vlot laten verlopen en op tijd beëindigen.

Laat ze taart eten

Als een vergadering naar verwachting een bepaalde tijd meegaat, begin dan met eten en lichte versnaperingen. Het is niet alleen een goede ontmoetingsetiquette om de aanwezigen te voeden, het helpt mensen te houden gericht op het ontmoeten van discussies in plaats van grommende magen. Bij vergaderingen in de vroege ochtend moet altijd koffie beschikbaar zijn voor de craving van de cafeïne. Kies voor verversingsitems die licht zijn en de hersenen gefocust houden, zoals water, frisdranken en lichte hapjes. Nodig deelnemers uit om vroeg te komen om te socialiseren tijdens een drankje voordat ze serieuze zaken gaan doen.

Tips

Zorg ervoor dat de vergadering begint op het aangegeven tijdstip. Medewerkers moeten de roosters aanpassen aan de aanwezigheid van de vergadering. Het uitstellen van het begin van een vergadering kan respectloos lijken voor degenen die op tijd aankomen. U wilt dat de vergadering met een positieve noot begint, dus de juiste toon wordt vanaf het begin ingesteld.

Controleer alle openstaande items van een eerdere vergadering voordat u op de huidige agenda begint. Follow-up van taken die zijn toegewezen, zodat medewerkers kunnen rapporteren over bevindingen.

Vraag deelnemers aan de vergadering om mobiele telefoons te dempen om verstoringen tot een minimum te beperken.