Het gebruik van budgettaire controle

Een begroting is een overzicht van financiële middelen die zijn toegewezen voor het uitvoeren van bepaalde activiteiten voor een periode van drie, zes of twaalf maanden. Het vergelijken van budgetten met feitelijke operationele resultaten wordt budgetbeheersing genoemd. Een dergelijke budgettaire controle helpt de planning, coördinatie tussen afdelingen, besluitvorming, monitoring van operationele resultaten en motivatie van personeel om bedrijfsdoelen te bereiken. Het principe is hetzelfde voor kleine en grote bedrijven.

Planning

Een budget dwingt management om de toekomst te overwegen. Het vereist managers om departementale, operationele en individuele managementdoelstellingen te identificeren en een actieplan op te stellen waarin schaarse middelen efficiënt worden toegewezen om doelen te bereiken.

Communicatie

Een budget is een middel waarmee overeengekomen doelen worden gecommuniceerd naar alle afdelingen van de organisatie. Als zodanig is het een middel waarmee afdelingsinspanningen worden gecoördineerd.

Verantwoordelijkheid

Een budget wijst beheerders toe aan het gebruik van aangewezen financiële middelen om hun toegewezen operationele doelstellingen te bereiken. Het budget is een hulpmiddel waarmee managers kosten en baten van activiteiten vergelijken en opties selecteren die middelen op de juiste manier toewijzen.

taxatie

Door daadwerkelijke organisatorische resultaten te vergelijken met een budget, kunnen de prestaties van een manager worden geëvalueerd. Eventuele budgetverschillen kunnen worden geanalyseerd om te bepalen welke bronnen van de varianties binnen de controle van managers lagen en welke niet.

Toezicht houden

Een budget ondersteunt de inspanningen van een manager om operaties te monitoren, afwijkingen te identificeren en, indien nodig, corrigerende maatregelen te nemen. Het maakt een evaluatie van activiteiten mogelijk in termen van bijdrage aan organisatiedoelstellingen.

Motivatie

Een overeengekomen en redelijk budget dient om managers te motiveren om zakelijke doelstellingen te bereiken. De koppeling van personeelsbeloningen aan het begrotingsproces is een extra stimulans voor managers om afdelingsdoelen te bereiken binnen relevante financiële beperkingen.

Toewijzing van middelen

Een budget ondersteunt de efficiënte toewijzing van schaarse middelen doordat een budget het volume beheert van goederen en diensten die zullen worden geproduceerd. Het budget wordt ook gebruikt om de kosten van de geproduceerde output te plannen.