Gebruik van Signature Pads voor elektronische handtekeningen

Ontwikkelingen op het gebied van mobiele technologie hebben geleid tot de ontwikkeling van apparatuur en software waarmee de handtekening van een persoon kan worden vastgelegd en kan worden aangebracht op een digitaal document dat is opgeslagen op een laptop of tablet. Hoewel de voordelen van het gebruik van deze methode voor het uitvoeren van bedrijfs- en ondertekeningsdocumenten duidelijk en overweldigend zijn, is het aantal bedrijven dat dergelijke procedures in gebruik heeft langzaam gestegen vanwege kosten, gebrek aan begrip en enige aarzeling om traditionele methoden los te laten.

Digitale handtekeningen

Naarmate de technologie verbetert en meer industrieën hun weg vinden naar geavanceerde digitale en mobiele methodologie, neemt het gebruik van tastbare papieren documenten verder af. Er zijn verschillende voordelen voor industrieën en organisaties die de technologie voor het vastleggen van digitale handtekeningen gebruiken. Bedrijven met mobiele verkopers, met name in situaties waar grote aantallen klanten of klanten papierwerk kunnen ondertekenen of zich kunnen inschrijven voor programma's vanaf één locatie, kunnen profiteren van de implementatie van gedigitaliseerde processen.

voordelen

De voordelen van elektronische handtekeningprocedures zijn er in overvloed en wegen in veel gevallen op tegen de kosten vooraf die gepaard gaan met een overgang naar dergelijke nieuwe technologie. Buiten verkopers hoeven niet langer stapels blanco formulieren bij zich te dragen. Nieuwe accountdocumenten kunnen bijna onmiddellijk worden geleverd en verwerkt en mislukte postbezorging wordt een non-issue. Het vastleggen van digitale handtekeningen bevindt zich ook in de voorhoede van de beweging "groen kantoor", omdat dergelijke technologie de behoefte aan tastbaar papier aanzienlijk vermindert.

Apparaten vangen

Bedrijven die digitale handtekeningsmethoden en -technologie gebruiken, kunnen kiezen uit een breed scala aan apparaten om de taak van het elektronisch overbrengen van een geschreven handtekening naar digitale documenten te voltooien. Hoewel het uitgangspunt overal hetzelfde blijft, kan de lijst met specifieke functies en de mogelijkheden van elk afzonderlijk apparaat sterk variëren. De meeste apparaten zijn relatief klein en kunnen via USB-gegevenskabel op elke moderne laptop worden aangesloten. Gespecialiseerde software die op de laptop is geïnstalleerd, herkent de handtekeninginvoer, versleutelt de gegevens, voegt de afbeelding toe aan de juiste plek op de documentpagina en slaat het volledige document op als zijn eigen afzonderlijke bestand. Minder dure signature-pads zijn meestal kleiner en tonen niet echt het schrijven van de ondertekenaar op het scherm, terwijl duurdere modellen kunnen beschikken over verlichte LCD-schermen en extra functies.

Problemen

Misschien is een van de belangrijkste redenen achter de vertraging of aarzeling van veel bedrijven om digitale handtekeningtechnologie te gebruiken de initiële kosten die gepaard gaan met een dergelijke overgang. Alle relevante documenten en aanvraagformulieren moeten worden omgezet in geschikte digitale bestanden en alle eerstelijnsvertegenwoordigers moeten beschikken over werkende opnameapparaten. Hoewel individuele signature-pads goedkoop zijn, kunnen de kosten van het uitrusten van een groot verkoopteam exorbitant zijn. Bedrijven die de conversie overwegen, moeten bovendien juridische professionals raadplegen om zeker te stellen dat hun methodologie correct is en geen bestaande lokale wetgeving of branchevoorschriften schendt. Consumenten moeten worden opgeleid over de nieuwe technieken en organisaties moeten voorbereid zijn om de praktijk uit te leggen en te verdedigen.